2022年4月7日，國(guó)家檔案局發(fā)布了《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13—2022，以下簡(jiǎn)稱“2022版”），并于2022年7月1日起實(shí)施。此標(biāo)準(zhǔn)替代了《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13—94，以下簡(jiǎn)稱“94版”），起草單位為國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所。本文將針對(duì)2022版與94版的差異，闡明此次修訂的背景、原則、依據(jù)、前后內(nèi)容的變化和主要技術(shù)指標(biāo)調(diào)整，從而為使用者提供相關(guān)參考。值得注意的是，此標(biāo)準(zhǔn)作為推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，僅為檔號(hào)編制提供參考，具體執(zhí)行時(shí)應(yīng)以法規(guī)制度和檔案主管部門(mén)統(tǒng)一要求為準(zhǔn)。

1、修訂背景

94版的發(fā)布和實(shí)施，標(biāo)志著我國(guó)檔案工作中檔號(hào)編制無(wú)標(biāo)可依歷史的結(jié)束，其確定的檔號(hào)編制原則為檔號(hào)編制工作提供了理論依據(jù)和技術(shù)支持，有效地糾正了檔號(hào)編制工作中出現(xiàn)的代碼重復(fù)、殘缺、冗余等現(xiàn)象，對(duì)促進(jìn)檔號(hào)編制規(guī)范化起到了非常重要的作用。但是，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，檔案管理特別是歸檔的文件整理發(fā)生了重要改變，94版關(guān)于檔號(hào)結(jié)構(gòu)和編制方法的規(guī)定越來(lái)越無(wú)法滿足實(shí)際應(yīng)用需求。2015年，國(guó)家檔案局對(duì)94版進(jìn)行了復(fù)審。復(fù)審專家一致認(rèn)為檔案管理形勢(shì)已經(jīng)發(fā)生了重要的改變，有必要對(duì)94版中不適合實(shí)際情況的內(nèi)容進(jìn)行修訂，并與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)保持一致，使其科學(xué)性與權(quán)威性在原有基礎(chǔ)上進(jìn)一步增強(qiáng)。基于此，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所提出了對(duì)94版進(jìn)行修訂的計(jì)劃，2019年獲國(guó)家檔案局批準(zhǔn)。

2、修訂原則

主要以問(wèn)題與需求為導(dǎo)向，充分考慮當(dāng)前檔案門(mén)類豐富、載體形態(tài)多樣的特點(diǎn)，切實(shí)從數(shù)字環(huán)境下檔案管理實(shí)際需要出發(fā)，結(jié)合館室一體化的需求，推進(jìn)各種門(mén)類、各種載體檔案檔號(hào)編制的融合管理。內(nèi)容修訂遵循科學(xué)性、規(guī)范性、時(shí)效性原則，保持與先前版本的連續(xù)性，注重與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)調(diào)性，使2022版利于實(shí)施，也可以使其更好地為行業(yè)服務(wù)。凡涉及對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文本結(jié)構(gòu)和編輯性的改動(dòng)，均依據(jù)《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分： 標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》（GB/T1.1—2020）的規(guī)定進(jìn)行。

3、修訂依據(jù)

為提高2022版質(zhì)量，在已有科研成果和社會(huì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，修訂工作組深入調(diào)查論證，廣泛征求意見(jiàn)。研究了現(xiàn)有相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，研讀、分析公開(kāi)發(fā)表的有關(guān)檔號(hào)編制的文獻(xiàn)，調(diào)研各門(mén)類檔案整理工作實(shí)踐，征求了62家各級(jí)各類檔案館（室）對(duì)94版的意見(jiàn)建議。修訂過(guò)程中收到許多專家學(xué)者的修改完善意見(jiàn)建議。此外，工作組還收集了《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2008）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78—2019）和《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、部門(mén)規(guī)章。

4、修訂內(nèi)容

此次修訂，是94版1995年實(shí)施以來(lái)的第一次全面修訂。修訂后的2022版，從94版的5章增加到8章和1個(gè)資料性附錄，增設(shè)“規(guī)范性引用文件”“檔號(hào)的構(gòu)成元素”兩章和1個(gè)資料性附錄“檔號(hào)編制示例”，94版原“檔號(hào)的結(jié)構(gòu)”一分為二，調(diào)整為“按卷整理檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)”和“按件整理檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)”，內(nèi)容更加充實(shí)完善。

與94版相比，2022版主要進(jìn)行了3方面的重大調(diào)整：一是調(diào)整了檔號(hào)結(jié)構(gòu)。二是增設(shè)了檔號(hào)元素的選用。三是增加了檔號(hào)編制示例。此外，對(duì)術(shù)語(yǔ)和定義、編制原則、編制方法進(jìn)行了優(yōu)化。2022版既面向傳統(tǒng)載體檔案，也面向信息系統(tǒng)環(huán)境中的電子檔案，為促進(jìn)檔號(hào)編制工作高質(zhì)量發(fā)展提供了技術(shù)基礎(chǔ)和支撐。

1. 完善術(shù)語(yǔ)和定義

更改了“檔號(hào)”“全宗號(hào)”“類別號(hào)”“項(xiàng)目號(hào)”“案卷號(hào)”“件號(hào)”“頁(yè)號(hào)”的定義；更改了術(shù)語(yǔ)的名稱，“案卷目錄號(hào)”改為“目錄號(hào)”，“頁(yè)（張）號(hào)”改為“頁(yè)號(hào)”；增加了“檔案門(mén)類代碼”的定義。

關(guān)于“檔號(hào)”定義，94版為“檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用”，2022版改為“以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼，用于反映、固定和識(shí)別檔案排列順序”。新的定義既延續(xù)了檔號(hào)是對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類、系統(tǒng)整理結(jié)果的一種反映，是檔案保管和利用工作的一種特殊工具，同時(shí)又進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了檔號(hào)的唯一性。其功能既是傳統(tǒng)載體檔案在庫(kù)房中的地址代碼，也可作為電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源在檔案管理信息系統(tǒng)中的唯一標(biāo)識(shí)符，相當(dāng)于身份證的作用。檔號(hào)不僅是存址代碼，具備統(tǒng)計(jì)監(jiān)督功能，而且還是檔案信息處理語(yǔ)言。檔案檢索語(yǔ)言中，《中國(guó)檔案主題詞表》提供了主題法語(yǔ)言；《中國(guó)檔案分類法》提供了分類法語(yǔ)言；而“檔號(hào)”則提供了館藏法語(yǔ)言。

2. 完善檔號(hào)編制原則

所謂檔號(hào)編制原則，是指開(kāi)展檔號(hào)編制工作所依據(jù)和遵循的標(biāo)準(zhǔn)、要求。94版確立的唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則科學(xué)合理，為檔號(hào)編制工作提供了理論依據(jù)。此次修訂，對(duì)這5個(gè)編制原則都給予了尊重和保留，只根據(jù)“合理性原則”的界定性描述，將其更改為“一致性原則”，以保持理論依據(jù)的連續(xù)性，同時(shí)增加了一個(gè)“適用性原則”，提出檔號(hào)的編制宜適應(yīng)不同的技術(shù)環(huán)境，以順應(yīng)信息時(shí)代檔案工作逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字管理的趨勢(shì)。

3. 增設(shè)檔號(hào)構(gòu)成元素

“檔號(hào)的構(gòu)成元素”為2022版新增章節(jié)。增加此章，極大方便標(biāo)準(zhǔn)使用者總覽檔號(hào)層級(jí)，網(wǎng)羅檔號(hào)構(gòu)成元素。檔號(hào)構(gòu)成元素包括：①全宗號(hào)；②類別號(hào)；③案卷號(hào)/組號(hào)/冊(cè)號(hào)；④件號(hào)/頁(yè)號(hào)。其中類別號(hào)的構(gòu)成元素包括一級(jí)類別號(hào)（檔案門(mén)類代碼）、二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、目錄號(hào)、年度、保管期限代碼、機(jī)構(gòu)/問(wèn)題代碼。

4. 優(yōu)化細(xì)分檔號(hào)結(jié)構(gòu)

94版規(guī)定了按卷整理檔案的3種檔號(hào)結(jié)構(gòu)。

第一種為：全宗號(hào)—案卷目錄號(hào)—案卷號(hào)—件、頁(yè)（張?zhí)枺坏诙N為：全宗號(hào)—類別號(hào)—案卷號(hào)—件、頁(yè)（張?zhí)枺坏谌N為：類別號(hào)—項(xiàng)目號(hào)—案卷號(hào)—件、頁(yè)（張?zhí)枺５谝环N結(jié)構(gòu)主要適用于文書(shū)檔案單一門(mén)類或以文書(shū)檔案為主體的機(jī)關(guān)檔案室；第二種結(jié)構(gòu)主要適用于企業(yè)事業(yè)單位檔案館（室）和某些檔案門(mén)類較多、以業(yè)務(wù)檔案為主體的機(jī)關(guān)檔案室以及綜合檔案館；第三種結(jié)構(gòu)主要適用于專業(yè)檔案館，如城建檔案館。采用客觀態(tài)度對(duì)待文書(shū)檔案、科技檔案和專業(yè)檔案的不同檔號(hào)編制方法，并且對(duì)每種檔號(hào)的編制方法都作了較詳細(xì)的規(guī)定。

2022版則從檔案的整理方式出發(fā)，分別提出了按卷整理檔案、按件整理檔案的兩種檔號(hào)基本結(jié)構(gòu)，規(guī)定了元素選用要求，設(shè)置了必選元素和可選元素（如表所示）。

2022版按卷整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)，以94版的第二種結(jié)構(gòu)為主體，通過(guò)規(guī)定類別號(hào)的構(gòu)成元素、明確必選和可選元素，將94版另外兩種檔號(hào)結(jié)構(gòu)涵蓋在內(nèi)，為目前仍舊以卷為管理單位的檔案提供檔號(hào)編制依據(jù)，如照片檔案、錄音錄像檔案、科技檔案以及城建、婚姻、審計(jì)、水利水電等專業(yè)檔案。兩種不同整理方式的檔號(hào)結(jié)構(gòu)，滿足了不同載體、不同類別、不同管理特點(diǎn)檔案的檔號(hào)編制需求。

 檔號(hào)結(jié)構(gòu)中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫(xiě)時(shí)上、下位代碼之間用連接號(hào)“-”（短橫線）相隔。類別號(hào)中的各元素均為同級(jí)代碼，之間用間隔號(hào)“·”相隔。 

需要指出的是，一般情況下，檔案類別的劃分以其來(lái)源為基礎(chǔ)，按照功能、組織結(jié)構(gòu)或主題進(jìn)行分類。2022版規(guī)定，無(wú)論是按卷整理還是按件整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)，一級(jí)類別號(hào)都應(yīng)采用檔案門(mén)類代碼，如文書(shū)檔案代碼、科技檔案代碼等。其余類別號(hào)結(jié)構(gòu)按相關(guān)規(guī)定或根據(jù)實(shí)際需要確定。 

對(duì)檔號(hào)的構(gòu)成元素，2022版進(jìn)行了區(qū)分，采用必選項(xiàng)和可選項(xiàng)的方式，給予檔案館（室）更大的自由度。除必選項(xiàng)以外，檔案館（室）可以根據(jù)自身實(shí)際需要采用或者放棄可選項(xiàng)，達(dá)到穩(wěn)定性與靈活性的辯證統(tǒng)一，使檔號(hào)結(jié)構(gòu)更加靈活和適用。

5. 調(diào)整檔號(hào)編制方法

2022版與94版相比，檔號(hào)編制方法的主要變化如下：

（1）關(guān)于全宗號(hào)，2022版刪去了“全宗屬性單一的檔案館可以‘0’作屬類代碼”，以加強(qiáng)全宗號(hào)編制的規(guī)范性。

（2）關(guān)于類別號(hào)，新增了一級(jí)類別號(hào)（檔案門(mén)類代碼）、二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、年度、保管期限代碼、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼的編制方法，使類別號(hào)的編制方法更為具體。

（3）關(guān)于案卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)的排列順序，2022版改為在案卷號(hào)、件號(hào)前“最低一級(jí)檔號(hào)構(gòu)成元素下按照排列次序流水編制”，適應(yīng)不同的檔號(hào)結(jié)構(gòu)，避免重號(hào)；頁(yè)號(hào)規(guī)定“應(yīng)從卷內(nèi)首頁(yè)檔案開(kāi)始按排列次序流水編制”，強(qiáng)調(diào)“空白頁(yè)不編制頁(yè)號(hào)”，編制方法更為明確。

（4）關(guān)于代碼位數(shù)，取消了案卷號(hào)、件號(hào)和頁(yè)號(hào)具體位數(shù)的規(guī)定，要求應(yīng)按照實(shí)際數(shù)量確定，以滿足各級(jí)各類檔案館不同館藏量的不同需求。

6. 增加檔號(hào)編制示例

工作組從全國(guó)征集的各級(jí)各類檔案部門(mén)檔號(hào)編制實(shí)踐中選取了一批涵蓋各種門(mén)類、各種載體的典型實(shí)例，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，作為示例集中放入附錄，方便直觀理解各個(gè)元素的作用及其使用方法，解決標(biāo)準(zhǔn)操作性問(wèn)題。

           轉(zhuǎn)自《蘭臺(tái)之家》

                    文章來(lái)源：《中國(guó)檔案》雜志 

作者：聶曼影 國(guó)家檔案局科研所