2023年5月29日，國(guó)家檔案局批準(zhǔn)發(fā)布了《電子檔案證據(jù)效力維護(hù)規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》，DA/T 97—2023），并于2023年12月1日起正式實(shí)施。特別說明的是，實(shí)務(wù)部門在維護(hù)電子檔案證據(jù)效力時(shí)，首先應(yīng)遵守法律法規(guī)和國(guó)家主管部門指導(dǎo)意見，《規(guī)范》作為非強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了各級(jí)各類檔案館（室）在電子文件歸檔與移交、電子檔案存儲(chǔ)與保管、格式轉(zhuǎn)換、提供利用等過程中維護(hù)電子檔案證據(jù)效力的一般要求與方法，適用于檔案館（室）電子檔案證據(jù)效力維護(hù)的規(guī)范化運(yùn)作。

制定背景

“數(shù)字轉(zhuǎn)型”大背景下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中電子文件（數(shù)據(jù)）大量產(chǎn)生，電子檔案效力問題逐漸引起各方重視。在我國(guó)現(xiàn)有電子檔案管理體系中，《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）明確了“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，此外，《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》以及系列元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)先后公布實(shí)施，對(duì)電子檔案“四性”維護(hù)起到了關(guān)鍵作用，電子檔案憑證效力得以保障。然而，在電子檔案提供利用過程時(shí)，部分電子檔案會(huì)以證據(jù)形態(tài)提交法院、仲裁機(jī)構(gòu)或其他需要證明特定事項(xiàng)的場(chǎng)合，作為電子數(shù)據(jù)證據(jù)發(fā)揮證據(jù)效力。從現(xiàn)有司法實(shí)踐來看，有關(guān)電子數(shù)據(jù)證據(jù)的取證、存證、出示、驗(yàn)真規(guī)則與檔案機(jī)構(gòu)關(guān)于電子檔案管理的一般要求之間還存在一定的差異。彌合差異，保障、提升電子檔案證據(jù)效力工作既是增強(qiáng)電子檔案管理質(zhì)量的重要舉措，也是“數(shù)字中國(guó)”戰(zhàn)略在檔案信息化領(lǐng)域中的具體落實(shí)。為此，起草組經(jīng)過兩年多的研制，最終形成了《電子檔案證據(jù)效力維護(hù)規(guī)范》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)立足電子檔案憑證效力的保障基礎(chǔ)，對(duì)標(biāo)司法領(lǐng)域有關(guān)電子數(shù)據(jù)證據(jù)的相關(guān)規(guī)則，通過司法規(guī)則在電子檔案管理過程中的引入和融合，從而提升電子檔案的證據(jù)效力，更好地服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。

編制思路

《規(guī)范》以《中華人民共和國(guó)檔案法》及國(guó)家電子檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件為依據(jù)，參照電子數(shù)據(jù)證據(jù)的相關(guān)規(guī)則，在電子檔案憑證效力維護(hù)要求的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)梳理電子檔案證據(jù)效力維護(hù)工作涉及的術(shù)語定義、原則要求、過程管控和電子檔案存證等內(nèi)容。主要思路有：提出電子檔案證據(jù)效力維護(hù)是對(duì)現(xiàn)有電子檔案憑證效力維護(hù)工作的進(jìn)一步要求，是在憑證效力得到有效維護(hù)的基礎(chǔ)上，符合電子數(shù)據(jù)證據(jù)取證、存證、出證等規(guī)則的工作；明確電子檔案證據(jù)效力維護(hù)工作應(yīng)在電子檔案生命周期的重要節(jié)點(diǎn)和關(guān)鍵過程中同步實(shí)施，《規(guī)范》對(duì)電子檔案在歸檔與移交、存儲(chǔ)和保管、格式轉(zhuǎn)換、提供利用四個(gè)環(huán)節(jié)采取的措施提出要求；提供電子檔案存證的策略，對(duì)存證時(shí)機(jī)、存證方式及要求加以規(guī)定。

主要內(nèi)容

《規(guī)范》提出了電子檔案證據(jù)效力維護(hù)工作的總體性要求，明確了實(shí)現(xiàn)電子檔案證據(jù)效力維護(hù)目標(biāo)需要在歸檔與移交、存儲(chǔ)和保管、格式轉(zhuǎn)換、提供利用等過程方面的要求，并提供了電子檔案存證的方法。

1.總體原則和要求

《規(guī)范》關(guān)于電子檔案證據(jù)效力維護(hù)的總體原則和要求主要從法規(guī)遵從、管理性要求、技術(shù)性要求三方面提出。在法規(guī)遵從方面，《規(guī)范》注重與現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的有效銜接，提出應(yīng)遵守GB/T 18894、GB/T 33480、DA/T 46、DA/T 48、DA/T 54、DA/T 63、DA/T 70等關(guān)于電子文件歸檔與電子檔案元數(shù)據(jù)管理的相關(guān)要求，維護(hù)電子檔案“四性”，確保電子檔案憑證效力得到有效維護(hù)。在管理性要求方面，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》明確的“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，提出應(yīng)建立安全可靠的電子檔案管理體系，保證電子檔案始終在受控、可信賴環(huán)境下存儲(chǔ)、保管和利用。在技術(shù)性要求方面，《規(guī)范》注重技術(shù)措施的開放性，認(rèn)為應(yīng)在不影響電子檔案長(zhǎng)期保存與可用的前提下，采取必要的技術(shù)措施對(duì)電子檔案實(shí)施固化。在具體固化方法上，提倡采用電子檔案存證模式開展工作。

2.歸檔與移交過程要求

歸檔與移交過程涉及電子檔案管理主體、管理要求以及技術(shù)環(huán)境等的變化，對(duì)電子檔案證據(jù)效力維護(hù)工作意義重大?！兑?guī)范》結(jié)合GB/T 18894、DA/T 92等標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)電子檔案的來源、歸檔移交提交內(nèi)容、固化存證工作、存儲(chǔ)格式登記等提出要求?！兑?guī)范》明確電子檔案應(yīng)來源于合規(guī)、可靠的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或工具軟件，此要求與《電子檔案單套管理一般要求》等標(biāo)準(zhǔn)保持一致。在歸檔移交內(nèi)容上，《規(guī)范》要求歸檔移交時(shí)應(yīng)完整提交電子檔案及其元數(shù)據(jù)并開展真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測(cè)，保存檢測(cè)和交接記錄，確保電子檔案的真實(shí)和完整。在固化存證方面，《規(guī)范》提出按照DA/T48要求生成的電子檔案封裝包可直接以封裝包方式固化或驗(yàn)證，這主要考慮到基于XML的電子文件封裝包已包含電子簽名和鎖定簽名，實(shí)現(xiàn)了固化目標(biāo)，無需重復(fù)實(shí)施固化存證；為保證電子檔案的內(nèi)容安全和長(zhǎng)期可用，《規(guī)范》提出應(yīng)在歸檔移交時(shí)對(duì)電子文件存儲(chǔ)格式進(jìn)行識(shí)別和登記，以便有效跟蹤電子檔案存儲(chǔ)格式的技術(shù)發(fā)展變化，適時(shí)開展格式轉(zhuǎn)換工作。

3.存儲(chǔ)和保管過程要求

電子檔案的存儲(chǔ)和保管是檔案管理的常規(guī)活動(dòng)，伴隨電子檔案的整個(gè)管理周期，涉及存儲(chǔ)和保管的技術(shù)環(huán)境管控、管理活動(dòng)紀(jì)實(shí)、定期校驗(yàn)檢查等方面的工作要求。技術(shù)環(huán)境管控是針對(duì)電子檔案存儲(chǔ)和保管的硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)等環(huán)境的規(guī)定，《規(guī)范》要求電子檔案應(yīng)在安全、穩(wěn)定、可靠的硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存儲(chǔ)保管，軟件系統(tǒng)功能、網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)級(jí)別、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)應(yīng)符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，并對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)在開發(fā)、測(cè)試以及系統(tǒng)部署等過程中同步留存的技術(shù)文檔材料提出規(guī)定。管理活動(dòng)紀(jì)實(shí)要求對(duì)電子檔案在整個(gè)存儲(chǔ)和保管過程中的管理活動(dòng)、操作行為等形成完整詳細(xì)的記錄，《規(guī)范》明確了電子檔案存儲(chǔ)和保管過程中涉及的關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、運(yùn)維管理、安全檢查和審計(jì)跟蹤等方面的記錄保存要求。定期校驗(yàn)檢查是確保電子檔案長(zhǎng)期有效的關(guān)鍵活動(dòng)，《規(guī)范》提出在電子檔案存儲(chǔ)和保管過程中宜定期開展檢測(cè)，校驗(yàn)檢查電子檔案的一致性并記錄和保存校驗(yàn)檢查結(jié)果。各單位可根據(jù)電子檔案的重要性、保管狀態(tài)、提供利用的活躍程度等自行設(shè)置檢測(cè)策略。

4.格式轉(zhuǎn)換過程要求

文件格式存在生命周期，在格式老化失效前應(yīng)及時(shí)對(duì)電子檔案開展格式轉(zhuǎn)換工作。由于不同文件存儲(chǔ)格式的格式標(biāo)準(zhǔn)、壓縮算法等存在差異，會(huì)導(dǎo)致電子檔案在格式轉(zhuǎn)換前后的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)在一定程度上發(fā)生變化，容易造成電子檔案內(nèi)容的丟失?！兑?guī)范》彌補(bǔ)了現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對(duì)格式轉(zhuǎn)換具體規(guī)定的不足，提出了電子檔案格式轉(zhuǎn)換前后的工作要求?！兑?guī)范》要求格式轉(zhuǎn)換前，應(yīng)對(duì)被轉(zhuǎn)換電子檔案進(jìn)行校驗(yàn)，對(duì)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)實(shí)施安全檢查和環(huán)境清理，確保轉(zhuǎn)換系統(tǒng)的合規(guī)性和操作環(huán)境的安全性。格式轉(zhuǎn)換后，應(yīng)通過系統(tǒng)捕獲或手工著錄方式增加與格式轉(zhuǎn)換及其操作相關(guān)的元數(shù)據(jù)并保持電子檔案與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，同時(shí)應(yīng)通過多種方式檢查轉(zhuǎn)換前后電子檔案在內(nèi)容表達(dá)上的一致性。轉(zhuǎn)換后的電子檔案及其元數(shù)據(jù)，宜依據(jù)電子檔案存證的規(guī)定重新開展固化操作。

5.提供利用過程要求

《規(guī)范》對(duì)電子檔案提供利用的工作程序、利用方式等提出了要求。在提供利用的工作程序上，《規(guī)范》明確電子檔案提供利用時(shí)應(yīng)查驗(yàn)申請(qǐng)人的合法身份，在電子檔案經(jīng)過授權(quán)并通過驗(yàn)證后提供利用。提供電子檔案時(shí)，宜根據(jù)證據(jù)使用需求同時(shí)提取電子檔案、元數(shù)據(jù)以及固化信息，并在提供利用過程中同步留存利用工作記錄。在提供利用的方式上，《規(guī)范》分別對(duì)使用離線方式、在線方式提供利用提出了要求，使用離線方式的，應(yīng)在拷貝前對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查、清理和殺毒，確保載體安全可靠；使用在線方式的，應(yīng)在接入應(yīng)用系統(tǒng)前確認(rèn)數(shù)據(jù)接口、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。

6.電子檔案存證要求

電子檔案存證是對(duì)電子檔案或體現(xiàn)其真實(shí)性、完整性的相關(guān)信息實(shí)施固化、保存和驗(yàn)證的操作，一般實(shí)施存證的對(duì)象是電子檔案實(shí)體及其元數(shù)據(jù)?！兑?guī)范》結(jié)合司法領(lǐng)域的有關(guān)規(guī)定，對(duì)電子檔案存證的時(shí)機(jī)和可選的方式提出了規(guī)定。在時(shí)機(jī)選擇上，電子檔案宜在歸檔交接之時(shí)和格式轉(zhuǎn)換之后實(shí)施存證，這兩個(gè)節(jié)點(diǎn)均涉及電子檔案管理或電子檔案內(nèi)容的重大變化。須重新實(shí)施存證固定此時(shí)的電子檔案管理狀態(tài)，并在后續(xù)的管理過程中保持該狀態(tài)的一致性。在存證方式上，為方便不同類型檔案機(jī)構(gòu)科學(xué)開展電子檔案存證工作，《規(guī)范》提出了幾種不同存證方式。

轉(zhuǎn)自：蘭臺(tái)之家

來源：《中國(guó)檔案》2024年第2期

作者：蘇州城市學(xué)院、蘇州大學(xué) 余亞榮 張照余