2018年4月，《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》（DA/T 70-2018）由國家檔案局正式發(fā)布，并于2018年10月1日起實(shí)施。筆者作為本標(biāo)準(zhǔn)的主要起草人之一，全程參與了本標(biāo)準(zhǔn)的起草和編制。

一、標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)要介紹

電子檔案的四性是指真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，是電子文件之所以能成為電子檔案的本質(zhì)特征。開展電子檔案四性檢測(cè)是保證電子檔案真實(shí)、完整、可用、安全的重要手段，也是確保電子檔案憑證價(jià)值、查考價(jià)值和保存價(jià)值的重要措施。然而如何進(jìn)行四性檢測(cè)、具體檢測(cè)哪些項(xiàng)目并沒有相關(guān)的規(guī)范可以參考。因此，2015年國家檔案局技術(shù)部成立標(biāo)準(zhǔn)起草小組，結(jié)合國家檔案局項(xiàng)目“國家電子檔案接收和長(zhǎng)期保存系統(tǒng)試點(diǎn)工程”的試點(diǎn)實(shí)施反饋情況啟動(dòng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子檔案檢測(cè)方案》的編制工作。在標(biāo)準(zhǔn)起草編制過程中，起草小組多次召開專家評(píng)審會(huì)，廣泛聽取專家組的意見，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)名稱、檢測(cè)對(duì)象、檢測(cè)環(huán)節(jié)、檢測(cè)指標(biāo)等內(nèi)容展開了詳細(xì)的討論和論證，最終將標(biāo)準(zhǔn)名稱定為《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》。

《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》規(guī)定了文書類電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)的指標(biāo)及實(shí)現(xiàn)方案，分別從檢測(cè)內(nèi)容和檢測(cè)方案兩部分對(duì)四性檢測(cè)工作提出了具體的要求。本標(biāo)準(zhǔn)為開展文書類電子檔案四性檢測(cè)提供了技術(shù)規(guī)范和指導(dǎo)，也為其他類型電子檔案開展四性檢測(cè)提供了參考依據(jù)。

二、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容解讀

筆者根據(jù)自身對(duì)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的理解，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)編制過程重點(diǎn)爭(zhēng)議的問題，從檢測(cè)環(huán)節(jié)、檢測(cè)對(duì)象、檢測(cè)內(nèi)容、檢測(cè)實(shí)現(xiàn)方法等方面對(duì)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)解讀。

1. 檢測(cè)環(huán)節(jié)

《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》指出要對(duì)電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案長(zhǎng)期保存三個(gè)環(huán)節(jié)開展四性檢測(cè)。那么，為什么要在這三個(gè)環(huán)節(jié)開展四性檢測(cè)呢？

01

電子文件歸檔環(huán)節(jié)

電子文件在歸檔過程中存在業(yè)務(wù)部門和檔案部門之間的權(quán)屬交接，并實(shí)現(xiàn)從電子文件向電子檔案的轉(zhuǎn)變，因此在此環(huán)節(jié)需利用四性檢測(cè)手段對(duì)歸檔電子文件質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，只有通過四性檢測(cè)的電子文件才能向檔案室歸檔。

02

電子檔案移交接收環(huán)節(jié)

電子檔案形成5年后需要移交進(jìn)館。由于電子檔案從立檔單位移交至檔案館的過程存在檔案權(quán)屬的轉(zhuǎn)移，且電子檔案在移交過程中必須符合檔案館接收的相關(guān)規(guī)定和要求。因此，在電子檔案移交接收過程中，交接雙方都應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行四性檢測(cè)，檢測(cè)通過才能接收進(jìn)館。

03

電子檔案長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)

在電子檔案長(zhǎng)期保存過程中，由于技術(shù)的更新?lián)Q代、存儲(chǔ)介質(zhì)的損壞以及病毒入侵等各種原因，可能導(dǎo)致電子檔案損毀或者無法讀取，因此，需要對(duì)長(zhǎng)期保存的電子檔案定期或者不定期的開展四性檢測(cè)，確保電子檔案的長(zhǎng)期可用。需要特別說明的是，長(zhǎng)期保存并不是特指檔案館對(duì)電子檔案的長(zhǎng)期保存，檔案室在對(duì)電子檔案長(zhǎng)期保存過程中也需要開展四性檢測(cè)。

2. 檢測(cè)對(duì)象

《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》推薦的檢測(cè)對(duì)象為三個(gè)環(huán)節(jié)形成的信息包，即歸檔信息包、移交信息包和保存信息包。歸檔信息包為電子文件歸檔時(shí)業(yè)務(wù)部門向檔案室提交的信息包。移交信息包為電子檔案移交時(shí)立檔單位向檔案館提交的信息包。保存信息包是指按照長(zhǎng)期保存要求形成的電子檔案信息包。由于信息包中包含了電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)信息，結(jié)構(gòu)規(guī)范，內(nèi)容完整，更有利于四性檢測(cè)工作的開展。

3. 檢測(cè)內(nèi)容

檢測(cè)內(nèi)容和檢測(cè)方案是本標(biāo)準(zhǔn)的重點(diǎn)內(nèi)容，分別針對(duì)電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案長(zhǎng)期保存列出了檢測(cè)內(nèi)容和檢測(cè)方案。

各環(huán)節(jié)四性檢測(cè)內(nèi)容如下圖所示：

從上圖不難發(fā)現(xiàn)，三個(gè)環(huán)節(jié)的四性檢測(cè)內(nèi)容大部分是一致的。不少人可能會(huì)有疑問，既然重復(fù)內(nèi)容這么多，為什么不合并在一起寫呢？這主要是考慮到歸檔環(huán)節(jié)、移交接收環(huán)節(jié)、長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)分別對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)部門、檔案室和檔案館，在實(shí)際工作中，相關(guān)責(zé)任人只需要直接查閱對(duì)應(yīng)的章節(jié)即可掌握標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定內(nèi)容，方便快捷；而如果三個(gè)階段合并在一起寫，則會(huì)給一線操作人員造成困擾。再者，由于各環(huán)節(jié)參考標(biāo)準(zhǔn)不一致，具體的檢測(cè)內(nèi)容還是存在一定的差別，主要區(qū)別在于：

01

移交接收環(huán)節(jié)真實(shí)性檢測(cè)時(shí)需要做元數(shù)據(jù)項(xiàng)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、分類號(hào)）與檔案館要求的一致性檢測(cè)，完整性檢測(cè)時(shí)不需要對(duì)歸檔范圍進(jìn)行檢測(cè)，安全性檢測(cè)時(shí)不需要對(duì)光盤合格性進(jìn)行檢測(cè)。

02

長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)最大的不同在于檢測(cè)策略的設(shè)置。在電子檔案長(zhǎng)期保存過程中，需要制定檢測(cè)策略進(jìn)行定期和不定期的四性檢測(cè)，包括設(shè)置電子檔案的封裝格式、元數(shù)據(jù)與內(nèi)容數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)方式、存儲(chǔ)路徑、存儲(chǔ)方式、備份策略、各項(xiàng)檢測(cè)指標(biāo)、檢測(cè)周期、長(zhǎng)期保存格式、訪問授權(quán)策略和操作流程等。另外，對(duì)于采用EEP封裝包方式進(jìn)行長(zhǎng)期保存的電子檔案，需要對(duì)EEP封裝包進(jìn)行四性檢測(cè)；對(duì)于電子檔案長(zhǎng)期保存所涉及的各類備份數(shù)據(jù)、保存載體也需要分別進(jìn)行檢測(cè)，以保證電子檔案的長(zhǎng)期可用。

4. 重點(diǎn)檢測(cè)項(xiàng)目說明

本標(biāo)準(zhǔn)提出的檢測(cè)項(xiàng)目總計(jì)45項(xiàng)，包括真實(shí)性、完整性、可用性、安全性四個(gè)類別，其中真實(shí)性檢測(cè)項(xiàng)目16項(xiàng)，完整性檢測(cè)項(xiàng)目11項(xiàng)，可用性檢測(cè)項(xiàng)目9項(xiàng)，安全性檢測(cè)項(xiàng)目9項(xiàng)，覆蓋電子文件歸檔環(huán)節(jié)、電子檔案移交接收環(huán)節(jié)和電子檔案長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)。下面重點(diǎn)對(duì)大家普遍關(guān)心的固化信息校驗(yàn)、元數(shù)據(jù)項(xiàng)檢測(cè)等重點(diǎn)檢測(cè)內(nèi)容進(jìn)行說明。

01

固化信息校驗(yàn)

來源真實(shí)性檢測(cè)、信息包一致性檢測(cè)都是通過對(duì)固化信息是否有效來驗(yàn)證的。固化信息包括數(shù)字摘要、SM3、電子簽名、時(shí)間戳等技術(shù)措施。對(duì)于固化信息校驗(yàn)?zāi)壳坝袃煞N做法，有些單位是在移交前對(duì)信息包生成一個(gè)固化信息，接收時(shí)對(duì)固化信息進(jìn)行校驗(yàn)，確保信息包移交接收過程沒被篡改；有些單位則先是對(duì)每個(gè)電子全文生成一個(gè)摘要碼，將每個(gè)電子全文的摘要碼統(tǒng)一保存在TXT文件中，接著再對(duì)形成的信息包再生成一個(gè)固化信息，接收時(shí)即要對(duì)信息包的固化信息進(jìn)行校驗(yàn)，也要對(duì)每個(gè)電子全文的摘要碼進(jìn)行校驗(yàn)，這樣做的好處是既能確保信息包在移交接收過程沒被篡改，還能保證存儲(chǔ)過程中電子全文的原始性。

02

元數(shù)據(jù)項(xiàng)檢測(cè)

真實(shí)性檢測(cè)、完整性檢測(cè)的檢測(cè)項(xiàng)目中包含了大量對(duì)元數(shù)據(jù)項(xiàng)規(guī)范性、完整性、合理性的檢測(cè)內(nèi)容。其實(shí)針對(duì)元數(shù)據(jù)項(xiàng)的檢測(cè)，首先需要明確的是本行政區(qū)域內(nèi)或本單位內(nèi)各類型電子檔案的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，在元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)對(duì)元數(shù)據(jù)項(xiàng)、各數(shù)據(jù)項(xiàng)的字段類型、字段長(zhǎng)度、是否能為空、著錄規(guī)則等進(jìn)行規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建立之后，在四性檢測(cè)實(shí)施過程中才能依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)開展檢測(cè)。

最后再說明一點(diǎn)，本標(biāo)準(zhǔn)只是給出了電子檔案四性檢測(cè)的內(nèi)容和檢測(cè)方法，并不是要求必須通過所有指標(biāo)的檢測(cè)。各單位在開展四性檢測(cè)時(shí)應(yīng)參照《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》，結(jié)合本單位電子檔案的實(shí)際情況量身定制四性檢測(cè)方案，開展電子檔案四性檢測(cè)。

5. 四性檢測(cè)實(shí)現(xiàn)方法

四性檢測(cè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，在實(shí)際工作中，為了提高四性檢測(cè)的效率，應(yīng)該借助四性檢測(cè)工具來實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的四性檢測(cè)。

四性檢測(cè)工具的技術(shù)架構(gòu)如下圖所示：

四性檢測(cè)工具可以分為檢測(cè)引擎和檢測(cè)工具兩部分。檢測(cè)引擎包括應(yīng)用程序接口和檢測(cè)策略的設(shè)置，基于Java開發(fā)，具有跨平臺(tái)運(yùn)行的特性，便于集成到檔案管理系統(tǒng)。四性檢測(cè)工具包括配置模塊和檢測(cè)模塊兩個(gè)子模塊，能夠以獨(dú)立工具軟件方式提供應(yīng)用，其內(nèi)核是檢測(cè)引擎。

四性檢測(cè)工具應(yīng)具有靈活的檢測(cè)項(xiàng)配置功能，可按照電子文件歸檔環(huán)節(jié)、電子檔案移交接收環(huán)節(jié)、電子檔案長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)的檢測(cè)要求分別配置不同的四性檢測(cè)方案；同時(shí)還應(yīng)具有便捷的操作功能，檢測(cè)方案配置完成后，即可自動(dòng)化的完成真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測(cè)，檢測(cè)過程直觀清晰，在檢測(cè)完成后可以出具完整、詳細(xì)的檢測(cè)報(bào)告，檢測(cè)界面如下圖所示：

轉(zhuǎn)自：國家檔案局