01范圍
本標準規(guī)定了建設(shè)項目檔案工作的組織及職責任務(wù)，確立了建設(shè)項目文件的形成、歸檔要求與項目檔案管理的原則、方法和要求。本標準適用于新建、改建、擴建和技術(shù)改造等建設(shè)項目的檔案管理。
02規(guī)范性引用文件
下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。
GB/T 10609.3-2009 技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法
GB/T 11821 照片檔案管理規(guī)范
GB/T 11822 科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求
GB/T 18894—2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范
DA/T 12—2012 全宗卷規(guī)范
DA/T 15 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范
DA/T 31-2017 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范
DA/T 38 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范
DA/T 50 數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范
03術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本文件。
3.1建設(shè)項目 construction project
指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動中，按照一個總體設(shè)計進行施工，獨立組成的，在經(jīng)濟上統(tǒng)一核算、行政上有獨立組織形式、實行統(tǒng)一管理的單位。
3.2單位工程 unit of project
指具有獨立設(shè)計文件、可獨立組織施工，但建成后不能獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。
3.3分部工程 part of project
指單位工程中按工程的部位、結(jié)構(gòu)形式的不同等劃分的工程。
3.4建設(shè)單位 project owner
指對項目實施進行組織管理，并在項目建設(shè)過程中負總責的組織。
3.5參建單位 project participant
指參與項目建設(shè)并承擔特定法律責任的所有單位，主要包括勘察、設(shè)計、施工、總承包、監(jiān)理、設(shè)備制造、第三方檢測等單位。
3.6項目文件 project record
在項目建設(shè)全過程中形成的文字、圖表、音像、實物等形式的文件材料。
3.7前期文件 record of the prophase
指項目在籌備、立項、招標投標、合同協(xié)議、勘察設(shè)計、征地拆遷、移民安置及工程準備過程中形成的文件。
3.8施工文件 record of the construction process
指項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件。
3.9竣工圖 as-built drawing
指工程竣工后真實反映工程施工結(jié)果的圖樣。
3.10監(jiān)理文件 record of the supervision
指工程監(jiān)理單位在履行建設(shè)工程監(jiān)理合同過程中形成或獲取的，以一定形式記錄、保存的文件。
3.11竣工驗收文件 record of test on completion
指項目竣工驗收過程中形成的文件。
3.12項目電子文件 digital project record
在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，記錄和反映項目建設(shè)和管理各項活動的文件。包括文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻電子文件、音頻電子文件等。
3.13項目文件歸檔 filing of the project record
指建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門及參建單位將辦理完畢且具有保存價值的項目文件經(jīng)系統(tǒng)整理交建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)的過程。
3.14項目檔案 project archive
指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。
3.15項目電子檔案 digital project archive
指項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的、具有保存價值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關(guān)過程信息的集合。
3.16項目檔案移交 transfer of the project archive
指建設(shè)單位根據(jù)合同、協(xié)議或規(guī)定將有關(guān)項目檔案交運行管理單位、項目主管部門或有關(guān)檔案管理機構(gòu)的過程。
3.17項目檔案管理卷 descriptive file of the project archive
檔案管理機構(gòu)在管理某一項目過程中形成的，包括項目概況、標段劃分、參建單位歸檔情況說明、檔案收集整理情況說明、交接清冊等說明項目檔案管理情況的有關(guān)材料組成的專門案卷。
04總則
4.1 建設(shè)單位對項目檔案工作負總責，實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。業(yè)務(wù)上接受檔案行政管理部門和上級主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
4.2 建設(shè)單位與參建單位應(yīng)加強項目檔案管理，配備項目檔案工作所需人員、經(jīng)費、設(shè)施設(shè)備等各項管理資源。
4.3 項目檔案工作應(yīng)融入項目建設(shè)，與項目建設(shè)管理同步，納入項目建設(shè)計劃、質(zhì)量保證體系、項目管理程序、合同管理和崗位責任制。
4.4 建設(shè)單位及各參建單位應(yīng)加強項目文件過程管理，通過節(jié)點控制強化項目文件管理，實現(xiàn)從項目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過程控制。
4.5 項目檔案應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，滿足項目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運行和維護等活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需要。
05項目檔案工作組織及職責任務(wù)
5.1 項目檔案工作的組織
5.1.1建設(shè)單位應(yīng)明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或明確與項目建設(shè)管理相適應(yīng)的檔案管理機構(gòu)，配備滿足項目檔案工作需要的檔案人員，在項目建設(shè)期間應(yīng)保持檔案人員的穩(wěn)定。
5.1.2項目檔案人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識和技能，掌握一定的項目管理和相關(guān)工程技術(shù)專業(yè)知識，經(jīng)過項目檔案管理培訓(xùn)。
5.1.3建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門、各參建單位應(yīng)配備專人或指定人員負責項目文件管理工作，在項目建設(shè)期間不得隨意更換。
5.1.4建設(shè)單位應(yīng)建立以檔案管理機構(gòu)為核心，工程管理相關(guān)部門和參建單位參與的項目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，并建立溝通協(xié)調(diào)機制。
5.2 項目檔案工作職責任務(wù)
5.2.1建設(shè)單位
5.2.1.1貫徹執(zhí)行國家有關(guān)項目檔案工作的法律、法規(guī)和標準規(guī)范。根據(jù)項目建設(shè)管理實際，制定、完善項目文件管理和檔案管理的制度、規(guī)范、程序，并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門和參建單位實施。
5.2.1.2與參建單位簽訂合同、協(xié)議時應(yīng)設(shè)立專門章節(jié)或條款，明確項目文件管理責任，包括項目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數(shù)、整理標準、介質(zhì)、格式、費用及違約責任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應(yīng)明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項目的文件和檔案的檢查、審查責任。
對參建單位進行合同履約考核時，應(yīng)對項目文件管理條款的履行情況做出評價，合同款支付審批時應(yīng)審查項目文件的歸檔情況，并將項目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付的前提條件。
5.2.1.3項目開工前制定項目檔案工作方案，對參建單位進行項目文件管理和歸檔交底。
5.2.1.4建立項目文件管理和歸檔考核機制，對項目文件的形成、積累和歸檔情況等進行考核。
5.2.1.5將項目檔案信息化納入項目管理信息化建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃、同步實施。
5.2.1.6按檔案行政管理部門和主管部門相關(guān)規(guī)定，進行項目檔案管理登記，做好項目檔案驗收的準備和整改工作。
5.2.2建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)
5.2.2.1監(jiān)督、指導(dǎo)本單位工程管理相關(guān)部門及參建單位項目文件的形成、收集、整理和歸檔工作，審查參建單位制定的針對該項目的文件管理和歸檔制度、規(guī)范。
5.2.2.2組織項目管理相關(guān)人員和檔案人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)
5.2.2.8參加項目建設(shè)的重要會議、重大活動、階段性檢查驗收、竣工驗收。
5.2.2.4負責審查項目文件歸檔的完整性和整理的規(guī)范性、系統(tǒng)性。
5.2.2.5負責項目檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和移交工作。
5.2.3建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門
5.2.3.1對工程技術(shù)文件的規(guī)范性提出要求，組織對勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工、總承包、檢測、供貨等單位歸檔文件的完整性、準確性、有效性和規(guī)范性進行審查。
5.2.3.2對本部門形成的項目文件進行收發(fā)、登記、積累和收集、整理、歸檔。
5.2.3.3機構(gòu)和人員變動時，應(yīng)及時清點交接項目文件，辦理交接手續(xù)。
5.2.4 參建單位
5.2.4.1建立符合建設(shè)單位要求的文件管理制度，報建設(shè)單位確認。
5.2.4.2負責所承擔工程的文件收集、整理和歸檔工作。
5.2.4.3監(jiān)理單位負責對所監(jiān)理項目的歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性進行審查。
5.2.4.4實行總承包的項目，總承包單位負責項目總承包范圍內(nèi)項目文件的收集、整理和歸檔工作的組織協(xié)調(diào)。按照5.1、5.2.1、5.2.2、5.2.3的規(guī)定，建立總承包范圍內(nèi)的項目檔案工作組織，履行項目檔案管理職責任務(wù)。各分包單位負責其分包部分項目文件的收集、整理，提交總承包單位審核，總承包單位應(yīng)簽署審查意見。
5.2.4.5應(yīng)配備滿足工作需要、符合安全保管要求的設(shè)施設(shè)備，采取措施確保項目文件的安全。
06制度規(guī)范建設(shè)
6.1建設(shè)單位制度規(guī)范體系要求
項目開工前，建設(shè)單位應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和標準規(guī)范，按照職責明確、流程清晰、措施有效、要求具體的原則，建立覆蓋項目各類文件、檔案的管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范體系。
6.2項目文件管理業(yè)務(wù)規(guī)范內(nèi)容項目文件管理業(yè)務(wù)規(guī)范中應(yīng)包含但不限于以下內(nèi)容：
a） 項目文件管理流程、文件格式、編號、歸檔要求等；
b） 竣工圖的編制單位、編制要求、審查流程和責任等；
c） 照片和音視頻文件攝錄的責任主體、階段、節(jié)點、部位、內(nèi)容、技術(shù)參數(shù)、歸檔要求等。
6.3檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范內(nèi)容建設(shè)單位檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范中應(yīng)包含但不限于以下內(nèi)容：
a） 項目檔案管理辦法；
b） 檔案分類方案；
c） 歸檔范圍和檔案保管期限表；
d） 整理編目細則。
6.4納入項目管理制度規(guī)范
建設(shè)單位在項目管理相關(guān)制度、規(guī)范中應(yīng)提出檔案管理的要求。
6.5參建單位制度規(guī)范體系要求
參建單位項目部應(yīng)制定與建設(shè)單位的要求相適應(yīng)的項目文件管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。
6.6修訂完善要求
建設(shè)單位和參建單位應(yīng)適時對管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范進行修訂完善。
07項目文件管理
7.1項目文件形成
7.1.1項目前期文件、管理性文件應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)行業(yè)的規(guī)定；工程技術(shù)文件應(yīng)符合國家、行業(yè)有關(guān)技術(shù)規(guī)范和標準的規(guī)定。
7.1.2重要活動及事件、原始地形地貌、建設(shè)過程中的工程形象進度、隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點工序、重要部位、地質(zhì)及施工缺陷處理、工程質(zhì)量、安全事故、重要芯樣等應(yīng)形成照片和音視頻文件。
7.1.3項目文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準確、清晰整潔、編號規(guī)范、簽字及蓋章手續(xù)完備并滿足耐久性要求。
7.1.4歸檔的項目文件應(yīng)為原件。因故用復(fù)制件歸檔時，應(yīng)加蓋復(fù)制件提供單位的公章或檔案證明章，確保與原件一致。
7.2竣工圖編制
7.2.1竣工圖的編制要求
7.2.1.1工程竣工時應(yīng)編制竣工圖，竣工圖一般由施工單位負責編制。
7.2.1.2竣工圖應(yīng)完整、準確、規(guī)范、清晰、修改到位，真實反映項目竣工時的實際情況。
7.2.1.3應(yīng)將設(shè)計變更、工程聯(lián)系單、技術(shù)核定單、洽商單、材料變更、會議紀要、備忘錄、施工及質(zhì)檢記錄等涉及變更的全部文件匯總后經(jīng)監(jiān)理審核，作為竣工圖編制的依據(jù)。
7.2.1.4竣工圖應(yīng)依據(jù)工程技術(shù)規(guī)范按單位工程、分部工程、專業(yè)編制，并配有竣工圖編制說明和圖紙目錄。
竣工圖編制說明的內(nèi)容應(yīng)包括：竣工圖涉及的工程概況、編制單位、編制人員、編制時間、編制依據(jù)、 編制方法、變更情況、竣工圖張數(shù)和套數(shù)等。
7.2.1.5按施工圖施工沒有變更的，由竣工圖編制單位在施工圖上逐張加蓋并簽署竣工圖章（見附錄A圖A.1）。
7.2.1.6凡一般性圖紙變更且能在原施工圖上修改補充的，可直接在原圖上修改，并加蓋竣工圖章。在修改處應(yīng)注明修改依據(jù)文件的名稱、編號和條款號，無法用圖形、數(shù)據(jù)表達清楚的，應(yīng)在圖框內(nèi)用文字說明。
7.2.1.7有下述情形之一時應(yīng)重新繪制竣工圖：
a） 涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項目等重大改變；
b） 圖面變更面積超過20%；
c） 合同約定對所有變更均需重繪或變更面積超過合同約定比例。重新繪制竣工圖應(yīng)按原圖編號，圖號末尾加注“竣”字，或在新圖標題欄內(nèi)注明“竣工階段”。重新繪制竣工圖圖幅、比例、字號、字體應(yīng)與原圖一致。
7.2.1.8施工單位重新繪制的竣工圖，標題欄應(yīng)包含施工單位名稱、圖紙名稱、編制人、審核人、圖號、比例尺、編制日期等標識項，并逐張加蓋監(jiān)理單位相關(guān)責任人審核簽字的竣工圖審核章。
7.2.1.9行業(yè)規(guī)定設(shè)計單位編制或建設(shè)單位、施工單位委托設(shè)計單位編制竣工圖，應(yīng)在竣工圖編制說 明、圖紙目錄和竣工圖上逐張加蓋并簽署竣工圖審核章。
7.2.1.10同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號, 指明該圖所在位置并在竣工圖編制說明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制竣工圖。
7.2.1.11建設(shè)單位應(yīng)負責組織或委托有資質(zhì)的單位編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。
7.2.1.12用施工圖編制竣工圖的，應(yīng)使用新圖紙，不得使用復(fù)印的白圖編制竣工圖。
7.2.1.13竣工圖章、竣工圖審核章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。
7.2.1.14 竣工圖應(yīng)按GB/T 1O6O9.3—2OO9的規(guī)定統(tǒng)一折疊。
7.2.2竣工圖的審核和簽署
7.2.2.1竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應(yīng)對竣工圖編制的完整、準確、系統(tǒng)和規(guī)范情況進行審核。
7.2.2.2竣工圖章、竣工圖審核章中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、清楚，應(yīng)由相關(guān)責任人簽字，不得代簽；經(jīng)建設(shè)單位同意，可蓋執(zhí)業(yè)資格印章代替簽字。
7.22.3涉外項目，外方提供的竣工圖應(yīng)由外方相關(guān)責任人簽字確認。
7.2.3竣工圖套數(shù)
7.2.3.1竣工圖套數(shù)應(yīng)滿足項目建設(shè)單位、運行管理單位、有關(guān)部門或項目主管單位的需要。
7.2.3.2竣工圖套數(shù)應(yīng)符合合同條款約定和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
7.3項目文件的收集與整理7.3.1收集
7.3.1.1項目建設(shè)過程中形成的、具有查考利用價值的各種形式和載體的項目文件均應(yīng)收集齊全。
7.3.1.2建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)附錄B的歸檔范圍和保管期限表，結(jié)合項目建設(shè)內(nèi)容、行業(yè)特點、管理模式等特征制定符合項目實際的歸檔范圍和保管期限表。
7.3.1.3項目文件在辦理完畢后應(yīng)及時收集，并實行預(yù)立卷制度
7.3.2 整理
7.3.2.1項目文件應(yīng)由文件形成單位或部門進行整理。整理工作包括項目文件價值鑒定、分類、組卷、 排列、編目、裝訂等內(nèi)容。
7.3.2.2項目文件整理應(yīng)遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，分類科學，組卷合理，便于保管和利用。
7.3.2.3項目文件應(yīng)依據(jù)歸檔范圍進行鑒定，確定其是否歸檔。
7.3.2.4項目文件應(yīng)按照形成階段、專業(yè)、內(nèi)容等特征進行分類。
7.3.2.5項目文件組卷。項目前期文件、項目管理文件按事由結(jié)合時間順序組卷，其中招標投標、合同文件按招標的標段、合同組卷，勘察設(shè)計文件按階段、專業(yè)組卷；施工技術(shù)文件按單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；信息系統(tǒng)開發(fā)文件按應(yīng)用系統(tǒng)組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、系統(tǒng)、臺套組卷；監(jiān)理（監(jiān)造）文件按監(jiān)理（監(jiān)造）的合同標段、事由結(jié)合文種組卷；科研項目文件按科研項目（課題）組卷；生產(chǎn)準備、試運行、竣工驗收文件按工程階段、事由結(jié)合時間順序組卷。
卷內(nèi)文件一般印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來文在后；文字在前，圖樣在后。
7.3.2.6項目案卷排列。項目前期文件、項目管理性文件按主題、事由排列；施工文件按綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工（安裝）記錄、檢測試驗、評定驗收排列；信息系統(tǒng)開發(fā)文件按需求、設(shè)計、實施、測試、運行、驗收排列；設(shè)備文件按質(zhì)量證明、開箱驗收、隨機文件、安裝調(diào)試、檢測試驗和運行維修排列；監(jiān)理（監(jiān)造）文件按依據(jù)性、工作性文件順序排列；科研項目文件按開題、方案論證、研究實驗、階段成果、結(jié)題驗收排列；生產(chǎn)準備、試運行、竣工驗收文件按主題、事由排列。
7.3.2.7案卷編目、案卷裝訂、卷盒、表格規(guī)格及制成材料應(yīng)符合GB/T 11822的規(guī)定。采用整卷裝訂的案卷，應(yīng)對卷內(nèi)文件連續(xù)編頁號。
7.3.2.8紙質(zhì)照片的整理應(yīng)符合GB/T 11821的規(guī)定；數(shù)碼照片可參照DA/T 50的規(guī)定。
7.3.2.9錄音帶、錄像帶等磁性載體文件的整理應(yīng)符合DA/T 15的規(guī)定。
7.3.2.10實物檔案依據(jù)分類方案按件進行整理。芯樣的整理應(yīng)符合行業(yè)規(guī)范規(guī)定。
7.4歸檔
7.4.1項目文件應(yīng)及時歸檔。前期文件在相關(guān)工作結(jié)束時歸檔；管理性文件宜按年度歸檔，同一事由產(chǎn)生的跨年度文件應(yīng)在辦結(jié)年度歸檔；施工文件應(yīng)在項目完工驗收后歸檔，建設(shè)周期長的項目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔；信息系統(tǒng)開發(fā)文件應(yīng)在系統(tǒng)驗收后歸檔；監(jiān)理（監(jiān)造）文件應(yīng)在監(jiān)理（監(jiān)造）的項目完工驗收后歸檔；科研項目文件應(yīng)在結(jié)題驗收后歸檔；生產(chǎn)準備、試運行文件應(yīng)在試運行結(jié)束時歸檔；竣工驗收文件在驗收通過后歸檔。
7.4.2歸檔文件質(zhì)量應(yīng)符合7.1和7.2的相關(guān)規(guī)定。
7.4.3施工文件組卷完畢經(jīng)施工單位自查后（實行總承包的項目，分包單位應(yīng)先提交總承包單位進行審查），依次由監(jiān)理單位、建設(shè)單位工程管理部門、建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)進行審查；信息系統(tǒng)文件組卷完畢后提交監(jiān)理單位、建設(shè)單位信息化管理部門、檔案管理機構(gòu)進行審查；監(jiān)理文件和第三方檢測文件組卷完畢并自查后，依次由建設(shè)單位工程管理部門和檔案管理機構(gòu)進行審查。每個審查環(huán)節(jié)均應(yīng)形成記錄和整改閉環(huán)。
7.4.4建設(shè)單位各部門形成的文件組卷完畢，經(jīng)部門負責人審查合格后，提交檔案管理機構(gòu)歸檔。
7.4.5歸檔單位（部門）應(yīng)按建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)要求，編制交接清冊（含交接手續(xù)、檔案數(shù)量、案卷目錄），雙方清點無誤后交接歸檔。
08項目檔案管理
8.1項目檔案整理
8.1.1建設(shè)單位應(yīng)結(jié)合有關(guān)規(guī)定、行業(yè)特點和項目實際來制定項目檔案分類方案。檔案分類方案應(yīng)符合邏輯性、實用性、可擴展性的原則并保持相對穩(wěn)定。
8.1.2建設(shè)單位檔案機構(gòu)依據(jù)項目檔案分類方案對全部項目檔案進行統(tǒng)一匯總整理和排列上架。記錄工程部位的音像檔案，宜與該單位工程的紙質(zhì)檔案統(tǒng)一編號，與其他音像檔案集中存放保管。
8.1.3建設(shè)單位檔案機構(gòu)應(yīng)編制項目檔案案卷目錄，并參照DA/T 12的規(guī)定建立項目檔案管理卷。
8.2項目檔案的鑒定
8.2.1建設(shè)單位檔案機構(gòu)應(yīng)依據(jù)保管期限表對檔案進行價值鑒定，確定其保管期限，同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件時，該卷保管期限應(yīng)從長。
8.2.2項目檔案保管期限分為永久和定期兩種，定期一般分為30年和10年。
8.3項目檔案的保管
8.3.1建設(shè)單位和參建單位應(yīng)為項目檔案的安全保管提供必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。
8.3.2建設(shè)單位檔案庫房應(yīng)符合防火、防盜、防水、防潮、防高溫、防紫外線照射、防塵、防有害生物（霉、 蟲、鼠）的要求。檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立檔案庫房管理制度，加強日常庫房管理。
8.4項目檔案的利用
8.4.1建設(shè)單位應(yīng)建立檔案利用制度，對利用的范圍、對象、審批辦法等做出規(guī)定。
8.4.2利用檔案原件一般在閱覽室查閱，并反饋利用效果。
8.4.3建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)應(yīng)根據(jù)項目建設(shè)和運行管理的需要編制必要的編研材料，如專題文件匯編、項目大事記、常用圖集、專題研究等。
8.5項目檔案的統(tǒng)計
建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)應(yīng)對檔案接收、保管、利用等情況進行統(tǒng)計并建立統(tǒng)計臺賬。
09項目電子文件歸檔與電子檔案管理
9.1項目電子文件的歸檔
9.1.1項目管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備電子文件管理及歸檔功能，并能夠?qū)椖侩娮游募纬膳c流轉(zhuǎn)實施有效控制，保障其真實、完整和安全；能夠在形成、流轉(zhuǎn)過程中及時跟蹤、檢查和補充與項目設(shè)計、設(shè)備、材料、施工等變更相關(guān)的項目電子文件及其元數(shù)據(jù)。
9.1.2建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)文件歸檔范圍，結(jié)合項目實際情況，確定項目電子文件歸檔范圍。
9.1.3項目電子文件形成部門負責電子文件的歸檔工作；檔案管理機構(gòu)負責項目電子文件歸檔的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和電子檔案接收、保管、利用等工作。
9.1.4項目電子文件在辦理完畢后，應(yīng)當按照歸檔要求實時收集完整；項目電子文件整理時，應(yīng)當按照項目檔案分類方案并參照7.3.2.5的規(guī)定分別組成多層級文件信息包，文件信息包應(yīng)包含項目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。
9.1.5項目電子文件歸檔一般采用物理歸檔。紙質(zhì)項目文件歸檔時可采取在線歸檔或離線歸檔的方式向檔案管理機構(gòu)移交經(jīng)過整理的項目電子文件，并在內(nèi)容、格式、相關(guān)說明及描述上與紙質(zhì)項目檔案保持一致，且二者應(yīng)建立關(guān)聯(lián)。
9.1.6項目電子文件應(yīng)采用符合國家標準或能夠轉(zhuǎn)換成符合國家標準的文件格式，利于信息共享和長期保存。項目電子文件歸檔保存的文件格式應(yīng)符合國家規(guī)定的電子檔案長期保存的格式要求。
9.1.7項目電子文件完成整理后，由形成部門負責對文件信息包進行鑒定和檢測，包括內(nèi)容是否齊全完整、格式是否符合要求、與紙質(zhì)或其他載體文件內(nèi)容的一致性等。
9.1.8項目電子文件信息包經(jīng)過形成部門鑒定和檢測后，由相關(guān)責任人確認歸檔，賦予歸檔標識。歸檔標識中應(yīng)當含有歸檔責任人、歸檔時間、文件信息包名稱等信息。
9.1.9采取離線方式歸檔時，應(yīng)將帶有歸檔標識的電子文件拷貝至耐久性好的存儲介質(zhì)上，存儲介質(zhì)應(yīng)設(shè)置成禁止寫入的狀態(tài)。存儲介質(zhì)的選擇依次為光盤、磁帶、硬磁盤等。
9.1.10存儲電子檔案的介質(zhì)或裝具上應(yīng)貼有標簽，標簽上應(yīng)注明載體序號、類別號、案卷起止號、密級、保管期限、存入日期等。存儲介質(zhì)為光盤的，歸檔標簽應(yīng)符合DA/T 38的規(guī)定。
9.1.11項目電子文件歸檔時應(yīng)由檔案管理機構(gòu)進行檢驗，并填寫《電子文件歸檔登記表》（格式參見GB/T 18894）,檢驗合格后，辦理交接手續(xù)。
9.1.12圖像電子文件、視頻電子文件應(yīng)主題突出、曝光準確、影像清晰。圖像電子文件分辨率應(yīng)達到300 dpi以上，視頻電子文件宜采用200萬以上像素拍攝。
9.1.13對反映同一內(nèi)容的數(shù)碼照片應(yīng)選擇有代表性的輸出紙質(zhì)照片。所選數(shù)碼照片應(yīng)主題鮮明，影像清晰、完整。
9.2項目電子檔案管理
9.2.1項目電子檔案可參照紙質(zhì)檔案的分類方案進行整理。
9.2.2項目電子檔案的保管、有效性保證、鑒定和利用應(yīng)符合GB/T 18894的規(guī)定。
9.2.3建設(shè)單位應(yīng)建立項目電子檔案管理系統(tǒng)，管理項目全部電子檔案，系統(tǒng)應(yīng)具備接收登記、分類組織、鑒定處置、權(quán)限控制、檢索利用、安全備份、統(tǒng)計打印、移交輸出、系統(tǒng)管理等基本功能。
9.2.4接入內(nèi)部網(wǎng)的項目檔案信息管理系統(tǒng)，應(yīng)建立操作日志，通過身份認證、訪問控制、信息完整性校驗、防火墻、入侵檢測等技術(shù)手段和管理方法確保檔案數(shù)據(jù)得到有效保護，防止因偶然或惡意的原因使網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)遭到破壞、更改、泄露，杜絕網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息丟失、篡改、失泄密、系統(tǒng)破壞等事故的發(fā)生。
9.2.5項目電子檔案保存實行備份制度，重要電子檔案應(yīng)當異地異質(zhì)備份。
9.2.6在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，檔案管理機構(gòu)應(yīng)將項目電子檔案遷移到新的系統(tǒng)或進行格式轉(zhuǎn)換，保證其真實、完整和在新環(huán)境中完全兼容。
9.2.7項目電子檔案失去保存價值后，應(yīng)在履行銷毀審批手續(xù)后，采取有效技術(shù)措施進行信息清除工作。屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應(yīng)按國家保密法規(guī)實施。
9.3項目檔案數(shù)字化
9.3.1數(shù)字化范圍根據(jù)實際情況，可包含但不限于以下內(nèi)容：項目立項、勘察設(shè)計、征地移民、合同協(xié)議、項目管理文件，重要隱蔽工程驗收、缺陷處理文件、竣工圖、單位工程驗收、合同驗收、竣工驗收文件, 重要設(shè)備文件等。
9.3.2委托第三方進行數(shù)字化加工的建設(shè)項目，委托單位應(yīng)與數(shù)字化加工單位簽訂保密協(xié)議，明確保密要求、責任及失泄密的處置措施。采取建立安防系統(tǒng)、加強數(shù)字化存儲設(shè)備管理和數(shù)字化人員管理等措施，確保檔案信息安全。
9.3.3檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接等應(yīng)符合DA/T 31的規(guī)定。
10項目檔案移交
10.1移交要求
竣工驗收后，建設(shè)單位應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向運行管理單位及其他有關(guān)單位辦理檔案移交。
10.2移交手續(xù)
項目檔案移交時，應(yīng)辦理項目檔案移交手續(xù)，包括檔案移交的內(nèi)容、數(shù)量、圖紙張數(shù)等，并有完備的清冊、簽字等交接手續(xù)。
10.3電子檔案移交
項目電子檔案的移交參照《電子檔案移交與接收辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
10.4停、緩建移交
停、緩建的項目，其檔案由建設(shè)單位負責保存；建設(shè)單位撤銷的，項目檔案應(yīng)向項目主管部門或有關(guān)檔案機構(gòu)移交。
轉(zhuǎn)自《蘭臺之家》
