內(nèi)容解讀

標準從歸檔流程、歸檔元數(shù)據(jù)要求、歸檔數(shù)據(jù)組織、歸檔格式要求、歸檔功能要求等方面對電子公文歸檔工作提出了具體要求。

1.電子公文歸檔流程

電子公文歸檔流程

從電子公文形成、辦理部門產(chǎn)生電子公文開始到檔案部門接收歸檔信息包結(jié)束，整個過程可以分為文件收集、文件整理、文件移交、檔案接收4個環(huán)節(jié)。每個環(huán)節(jié)又包括3個步驟，總計12個步驟，即捕獲、錄入、轉(zhuǎn)換、組件、編號、封裝、移交檢測、移交登記、提交、接收檢測、接收登記、接收確認。
收集環(huán)節(jié)要求按照電子公文歸檔范圍完成電子公文及其元數(shù)據(jù)的收集，標準建議電子公文系統(tǒng)嵌入歸檔范圍采用自動捕獲方式完成收集工作，在無法自動捕獲的情況下也可人工錄入。

收集環(huán)節(jié)包括捕獲、錄入、轉(zhuǎn)換。

捕獲步驟要求在電子公文形成和辦理過程中隨時捕獲擬歸檔電子公文；電子公文元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子公文內(nèi)容數(shù)據(jù)一起捕獲，捕獲的電子公文應(yīng)齊全、完整，并保持電子公文之間的有機聯(lián)系；電子公文內(nèi)容數(shù)據(jù)應(yīng)與其形成時保持一致。錄入步驟是對于部分未進入電子公文系統(tǒng)進行流轉(zhuǎn)的公文，可通過掃描并著錄元數(shù)據(jù)、上傳掛接、脫機數(shù)據(jù)包導(dǎo)入等方式完成電子公文的收集。轉(zhuǎn)換步驟是在電子公文捕獲或錄入后，對于不符合歸檔格式要求的電子公文應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換，以滿足歸檔電子公文保存和利用的需求。

文件整理環(huán)節(jié)包括組件、編號和封裝。

組件步驟要求電子公文一般以件為單位進行整理，件內(nèi)文件的構(gòu)成以及件內(nèi)文件排序應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）的要求。編號步驟要求對完成組件的電子公文進行分類和排序，并編制檔號。封裝步驟要求將完成組件和編號的擬歸檔電子公文及其元數(shù)據(jù)封裝成歸檔信息包。

文件移交環(huán)節(jié)要求

在電子公文整理完成之后，由電子公文形成辦理部門向檔案部門移交并辦理相關(guān)手續(xù)。文件移交環(huán)節(jié)包括移交檢測、移交登記和提交。移交檢測步驟要求在電子公文提交歸檔前，對電子公文的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測，檢測合格后才能提交歸檔。

移交登記步驟要求

在電子公文提交歸檔過程中，電子公文形成或辦理部門應(yīng)清點、核實電子公文的文種、成文日期、保管期限、件數(shù)、大小等信息，確認無誤后填寫《電子文件歸檔登記表》。提交步驟要求電子公文形成或辦理部門應(yīng)將歸檔信息包連同《電子文件歸檔登記表》一起向檔案部門提交歸檔。

檔案接收環(huán)節(jié)要求

檔案部門及時接收電子公文形成辦理部門提交歸檔的電子公文，并辦理相關(guān)接收手續(xù)。主要包括接收檢測、接收登記、接收確認。接收檢測步驟要求檔案部門接收歸檔電子公文之前對歸檔信息包的真實性、完整性、可用性和安全性等方面進行檢測，對于不符合要求的歸檔信息包予以退回。

接收登記步驟要求

檔案部門接收歸檔電子公文時，清點、核實電子公文的文種、成文日期、保管期限、件數(shù)、大小等信息，確認無誤后完成《電子文件歸檔登記表》。接收確認步驟要求檔案部門接收符合要求的歸檔信息包并確認，完成電子公文歸檔流程。

2.電子公文歸檔元數(shù)據(jù)要求

標準提出了電子公文歸檔的最基本的元數(shù)據(jù)集合，即元數(shù)據(jù)基本集，實際工作中可根據(jù)具體情況擴充元數(shù)據(jù)集合。標準中歸檔電子公文元數(shù)據(jù)基本集包括公文標識、文種、份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、附件說明、發(fā)文機關(guān)或簽發(fā)人署名、成文日期、附注等32個元數(shù)據(jù)項，明確了每個元數(shù)據(jù)項的編號、元素名稱、英文名稱、約束性、可重復(fù)性、元素類型和數(shù)據(jù)類型等。

3.電子公文歸檔數(shù)據(jù)組織

歸檔數(shù)據(jù)組織對歸檔信息包的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容進行了描述，歸檔信息包中可包含同一批次歸檔的多份歸檔電子公文，電子公文應(yīng)以《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定的分類方式為依據(jù)進行組織。以采用年度—保管期限—機構(gòu)（問題）三級分類的方式為例，歸檔信息包的數(shù)據(jù)組織示例如圖所示：

▲歸檔信息包數(shù)據(jù)組織示例

部分要點分析

1.關(guān)于電子印章等技術(shù)措施的處理

帶有電子印章的電子公文歸檔后，檔案管理部門（包括機關(guān)檔案室和國家綜合檔案館）為實現(xiàn)對電子印章的有效驗證，需要具備一定條件。在機關(guān)內(nèi)部，業(yè)務(wù)部門和檔案部門必須采用相同的CA認證服務(wù)，必須持續(xù)地對數(shù)字證書、簽名算法等進行維護，而國家綜合檔案館則需對不同立檔單位移交的采用不同CA認證服務(wù)的電子檔案進行管理，管理成本非常高，超出各級檔案部門當(dāng)前的實際承受能力。

考慮到電子檔案的憑證性由國家賦予檔案管理部門的法定職責(zé)來決定，目前檔案部門可以采取多種方式確保電子檔案真實、完整、可用、安全，不是一定要保留電子印章。標準要求電子公文歸檔時應(yīng)不包含非開放的壓縮、加密、簽名、印章、時間戳等技術(shù)措施，以減少檔案部門管理電子檔案時的技術(shù)依賴性。

2.關(guān)于電子公文各組件合并成一份OFD文件歸檔的形式

標準以O(shè)FD格式作為歸檔電子公文的文件處理單和公文主體的歸檔格式。在電子公文歸檔時，這些文件處理單和公文主體（包含正本、定稿及歷次修改稿）形成的多個OFD格式文件，以及XML格式的元數(shù)據(jù)文件，還有需要歸檔的其他格式的文件，都可以合并成一個OFD文件進行保存。

這種方式的優(yōu)點是保證了歸檔電子公文的物理完整性，構(gòu)成一份電子檔案的所有內(nèi)容數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)都物理聚合在一起，元數(shù)據(jù)和電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)之間、件內(nèi)文件之間關(guān)聯(lián)緊密不易被破壞。在電子檔案長期保存時，建議采用合并成一個OFD文件的方式；在電子公文歸檔和電子檔案管理階段，不是必須采用合并成一個OFD文件的方式。

3.關(guān)于在電子公文系統(tǒng)嵌入歸檔范圍采用自動捕獲方式完成收集工作

紙質(zhì)公文在辦結(jié)后往往需要一定時間完成鑒定、整理等項工作才能歸檔，在電子公文基于規(guī)范的系統(tǒng)形成、辦理的前提下，辦結(jié)時鑒定、整理等項工作可以由系統(tǒng)同時完成，所以對電子公文歸檔有隨辦隨歸的要求。

隨著辦公自動化系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，一個區(qū)域化的電子公文系統(tǒng)可能每天會有大量的電子公文辦結(jié)，如果還是由具體工作人員根據(jù)歸檔范圍進行手動歸檔，會影響電子公文歸檔的準確性和及時性，也不利于提高工作效率。因此，在辦公自動化系統(tǒng)中嵌入歸檔范圍，由系統(tǒng)在電子公文辦結(jié)時自動判定是否需要歸檔，并將需要歸檔的電子公文自動捕獲，在未來開展電子公文歸檔工作中是十分必要的。

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