《產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）（DA/T88—2021）描述了企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理的方法。適用于企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（Productdatamanagement，PDM）系統(tǒng)形成的電子文件和歸檔后電子檔案管理工作。《規(guī)范》由國家檔案局于2021年5月26日發(fā)布，并于10月1日起正式實施。

制定背景

檔案管理是各企業(yè)所必須開展的基礎工作之一。規(guī)范的文檔控制過程對于提升企業(yè)運行效率、提升企業(yè)核心競爭力、創(chuàng)造源源不斷的利潤具有十分重要的作用。產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)是當前我國企業(yè)信息化實施的重點，也是企業(yè)產(chǎn)生數(shù)據(jù)最大的系統(tǒng)之一，是企業(yè)的核心信息資源，也是企業(yè)檔案部門最重要的管理對象。這些信息資源以電子文件形式或數(shù)據(jù)庫形式存在，數(shù)據(jù)容量可以達到TB級。相較于文書類電子文件，PDM系統(tǒng)電子文件具有類型繁雜、數(shù)量極大、格式多樣、關系復雜、迭代頻繁等特點。當前，對大部分制造企業(yè)來講，PDM系統(tǒng)電子文件沒有實現(xiàn)有效歸檔和妥善管理，面臨失控風險。企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔沒有有效開展的原因包括PDM系統(tǒng)電子文件類型特殊、企業(yè)對開展PDM系統(tǒng)電子檔案管理重要性認識不足、檔案工作隊伍薄弱、企業(yè)檔案管理資金投入不足、基礎設施落后等，但最重要的原因是缺乏指導企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理的標準規(guī)范，企業(yè)不知道如何開展此項工作。因此，從企業(yè)發(fā)展和檔案專業(yè)角度出發(fā)，通過企業(yè)實踐，結合行政管理部門管理經(jīng)驗，制定出適合大多數(shù)企業(yè)的，尤其是高端裝備制造企業(yè)的PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理的行業(yè)規(guī)范意義十分重大。《規(guī)范》是當前這個時期企業(yè)增強核心競爭力的重要抓手，也是助推國家產(chǎn)業(yè)結構調(diào)整、創(chuàng)新驅動、改革發(fā)展的客觀需要。《規(guī)范》的制定有利于企業(yè)參照該標準科學有序地開展企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，也有利于檔案行政部門有效開展企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理業(yè)務指導工作。編制過程《產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）（DA/T88—2021）描述了企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理的方法。適用于企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（Productdatamanagement，PDM）系統(tǒng)形成的電子文件和歸檔后電子檔案管理工作。《規(guī)范》由國家檔案局于2021年5月26日發(fā)布，并于10月1日起正式實施。制定思路《規(guī)范》的編寫以PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理需求為指引，首先明確了總體要求、相關職責、工作流程和元數(shù)據(jù)要求，之后就如何做好電子文件歸檔和電子檔案管理兩部分進行編制。其中，電子文件歸檔部分從歸檔范圍和保管期限、電子文件組件、歸檔要求、歸檔接口4個方面提出了具體要求；電子檔案管理部分從電子檔案整理、存儲、保管、利用、統(tǒng)計和鑒定處置對歸檔后電子檔案管理要求進行了明確。

主要內(nèi)容解讀

1.術語和定義

概況為了保持國家檔案行業(yè)標準的系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性，《規(guī)范》術語優(yōu)先使用國家檔案行業(yè)已發(fā)布標準中的正式術語。電子文件、電子檔案等6項術語引用《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016）對術語的表述。安全性、信息包等4項術語引用《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T70—2018）對術語的表述。產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、系統(tǒng)顯示名等3項術語在《規(guī)范》中進行界定。

產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)根據(jù)一般產(chǎn)品數(shù)據(jù)所應用的領域、所具有的功能，以及其本質(zhì)屬性，《規(guī)范》將“產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”定義為：管理產(chǎn)品生產(chǎn)全過程以及生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的與產(chǎn)品有關的信息（包括：文檔、CAD文件、裝配關系、物料清單、配置、權限信息等）的系統(tǒng)，簡稱PDM系統(tǒng)。

系統(tǒng)顯示名和計算機文件名系統(tǒng)顯示名和計算機文件名是電子文件歸檔和電子檔案管理繞不開的問題。系統(tǒng)顯示名是指：在電子檔案管理系統(tǒng)中存儲的，檔案人員和用戶直接可見的件內(nèi)組件（文檔）題名。計算機文件名是指：在電子檔案管理系統(tǒng)存儲器中唯一標識電子檔案組件（文檔）的一個字符串。系統(tǒng)顯示名是面向檔案管理員和檔案用戶的，易于理解；計算機文件名是面向軟件和系統(tǒng)的，是為了保證組件（文檔）唯一性。

2.總則

該章節(jié)主要包括4部分內(nèi)容：第一部分提出了總體要求，其中包括對PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理工作重要性定位、管理原則、理念、模式和方法等。第二部分明確了PDM系統(tǒng)主管部門、檔案部門、信息技術部門、業(yè)務部門在此項工作中所各自承擔的職責。第三部分提出了PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理業(yè)務流程框架。包括電子文件及其元數(shù)據(jù)捕獲歸檔、“四性”檢測、接收、整理、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等環(huán)節(jié)，并繪制了流程圖。第四部分對PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理全過程都涉及的元數(shù)據(jù)相關內(nèi)容進行了規(guī)定。捕獲方式和捕獲節(jié)點應在PDM系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)設計與開發(fā)過程中進行規(guī)劃，實現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子文件同時捕獲。元數(shù)據(jù)的捕獲節(jié)點包括但不限于電子文件管理全程中的捕獲、歸檔、檢測、接收、整理、保管、利用、遷移、轉換、鑒定、處置等各個節(jié)點。附錄中將元數(shù)據(jù)作為本單位設計元數(shù)據(jù)方案的參考。

3.PDM系統(tǒng)電子文件歸檔PDM系統(tǒng)電子文件歸檔，需要從以下幾個要素入手：（1）保管期限《規(guī)范》提供了具有通用性的《歸檔范圍與保管期限》，供各單位參考。各單位在具體應用時可在此基礎上結合本單位實際進行增減。（2）組件該部分對件的構成、件內(nèi)電子文件排序、系統(tǒng)顯示名、計算機文件名等具體技術問題進行了規(guī)定。其中“件的構成”章節(jié)對組件的一般原則作了規(guī)定。例如，同一文件編號的不同版本獨立成件。“件內(nèi)電子文件排序”章節(jié)對同一件內(nèi)有多個文檔情況下排序規(guī)則作了明確。又例如，同一文件編號的原始格式和轉換格式按照原始格式、轉換格式排序。同時對系統(tǒng)顯示名和計算機文件名命名規(guī)則作了規(guī)定，計算機文件名一般采用“唯一性代碼”+“系統(tǒng)顯示名”格式命名。唯一性代碼可采用“哈希值”+“日期時間”或“隨機碼”+“日期時間”格式。“隨機碼”由計算機自動隨機生成，一般為32位。（3）要求該部分對歸檔方式、歸檔時間、歸檔格式選擇和電子文件捕獲、分類、立卷以及檔號生成、歸檔提交和檢測接收等要求進行了明確。歸檔方式一般通過集成接口實現(xiàn)在線歸檔。歸檔時間可根據(jù)本單位需要選擇實時歸檔和定期歸檔。歸檔格式根據(jù)不同文檔類型選擇對應中性格式，其中文檔類為PDF格式，三維數(shù)模為STEP格式，元數(shù)據(jù)為xml格式。電子文件捕獲后應形成歸檔信息包，包含歸檔電子文件全文和元數(shù)據(jù)文件。分類、立卷以及檔號生成建議在PDM系統(tǒng)由業(yè)務部門人員完成。電子檔案管理系統(tǒng)應對電子文件真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測。各單位可結合自身實際，參照《規(guī)范》制定本單位“四性”檢測規(guī)則。（4）歸檔接口該章節(jié)對PDM系統(tǒng)的歸檔接口功能、電子檔案管理系統(tǒng)的接口功能、歸檔接口建設管理要求等作了系統(tǒng)闡釋。PDM系統(tǒng)的歸檔接口功能主要包括電子文件和元數(shù)據(jù)捕獲、歸檔推送；電子檔案管理系統(tǒng)接口功能主要包括數(shù)據(jù)接收、“四性”檢測等。

4.電子檔案管理歸檔后電子檔案管理主要內(nèi)容包括：整理、存儲、保管、利用、統(tǒng)計和鑒定處置。（1）整理整理包括編目、入庫環(huán)節(jié)“四性”檢測、正式入庫以及入庫后相關元數(shù)據(jù)內(nèi)容修改。其中，編目主要包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄和案卷文件目錄。（2）存儲存儲包括在線存儲和離線存儲，兩種方式結合并用。其中在線存儲應至少滿足3年增量需求，每天實施增量備份，至少一個月全備份一次，有條件的單位可實施雙機熱備。離線存儲介質(zhì)至少應制作3套，不同套別的存儲載體應分開保存。（3）保管該部分對保管環(huán)境和保管措施提出了要求。每年對電子檔案的可讀取性進行評估，根據(jù)需要實施格式轉換和存儲介質(zhì)的轉換。根據(jù)不同場景，采取存儲介質(zhì)的遷移、電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移等措施，以確保電子檔案長期可用。（4）利用該部分對電子檔案管理系統(tǒng)檢索功能、權限控制和過程控制進行了規(guī)定。其中，檢索功能應具備智能檢索、組合檢索、全文檢索、主題導航和基于產(chǎn)品層級結構的樹形導航等多種檢索功能。（5）統(tǒng)計電子檔案統(tǒng)計應按照GB/T18894—2016的要求、國家檔案事業(yè)統(tǒng)計調(diào)查要求，以及本單位需求進行。（6）鑒定處置。

各單位應定期對保管期限到期的電子檔案進行鑒定。到期鑒定后對電子檔案進行處置，包括銷毀、續(xù)存和移交。

轉自：蘭臺之家