1范圍

本文件描述了企業產品數據管理（PDM）系統形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理的方法。

本文件適用于企業產品數據管理（PDM）系統形成的電子文件和歸檔后電子檔案管理工作。

2規范性引用文件

下列文件中的內容通過文中的規范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T11822科學技術檔案案卷構成的一般要求

GB/T18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規范

DA/T15磁性載體檔案管理與保護規范

DA/T38電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范

DA/T46—2009文書類電子文件元數據方案

DA/T48—2009基于XML的電子文件封裝規范

DA/T70—2018文書類電子檔案檢測一般要求

DA/T74電子檔案存儲用可錄類藍光光盤（BD-R）技術要求和應用規范

DA/T75檔案數據硬磁盤離線存儲管理規范

3術語和定義

GB/T18894—2016、DA/T70—2018界定的以及下列術語和定義適用于本文件。

3.1產品數據管理系統productdatamanagementsystem

管理產品生產全過程以及生產過程中產生的與產品有關的信息（包括文檔、CAD文件、裝配關系、物料清單、配置、權限信息等）的系統。

注：簡稱PDM系統。

3.2電子文件electronicdocument

國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。電子文件由內容、結構、背景組成。

[來源：GB/T18894—2016，3.1]

3.3電子檔案electronicrecord

具有憑證、參考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

[來源：GB/T18894—2016，3.2]

3.4電子檔案管理electronicrecordsmanagement

對電子檔案進行接收、整理、保管、利用、統計、鑒定和處置的活動。

3.5電子檔案管理系統electronicrecordsmanagementsystem；ERMS

對電子檔案進行接收、整理、保管、統計、利用和處置的計算機信息系統。

[來源：GB/T18894—2016，3.10，有修改]

3.6電子文件歸檔electronicdocumentarchiving

辦理完畢或已正式發布的具有憑證、參考和保存價值的電子文件提交電子檔案管理系統保存的過程。

3.7真實性authenticity

電子文件、電子檔案的內容、邏輯結構和背景與形成時的原始狀況相一致的性質。

[來源：GB/T18894—2016，3.5]

3.8完整性integrity

電子文件、電子檔案的內容、結構和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質。

[來源：GB/T18894—2016，3.7]

3.9可用性usability

電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現和理解的性質。

[來源：GB/T18894—2016，3.8]

3.10安全性security

電子文件、電子檔案的管理過程可控、數據存儲可靠，未被破壞、未被非法訪問的性質。

[來源：DA/T70—2018，3.7]

3.11四性fourproperties

電子文件、電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性。

3.12信息包informationpackage

包含電子文件、電子檔案組件（文檔）和對應元數據，按照一定的結構組織，可用于不同環節之間信息傳遞的信息集合對象。

[來源：DA/T70—2018，3.10]

3.13歸檔信息包archivingsubmissioninformationpackage；ASIP

電子文件歸檔時立檔單位內部業務部門向檔案部門提交的信息包。

[來源：DA/T70—2018，3.11]

3.14保存信息包archivalinformationpackage；AIP

按照長期保存要求形成的電子檔案信息包。

[來源：DA/T70—2018，3.13]

3.15系統顯示名systemdisplaytitle

在電子檔案管理系統中存儲的，檔案人員和用戶直接可見的件內組件（文檔）題名。

注：文檔是指歸檔文件最小的文件單元，可以是一個獨立的自然件，也可以是組合文件中的某一自然件或自然件的附件。

3.16計算機文件名computerfiletitle

在電子檔案管理系統存儲器中唯一標識電子檔案組件（文檔）的一個字符串。

4總則

4.1總體要求

4.1.1PDM系統中形成的電子文件是企業的核心信息資產，PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理工作應納入單位電子文件歸檔和電子檔案管理整體工作中，統籌規劃，有序推動。

4.1.2應按照全程管理、前端控制、集中統一原則對PDM系統電子文件實施全生命周期管理，確保電子檔案的“四性”。

4.1.3應執行規范的工作程序，采取必要的技術手段，對PDM系統電子文件歸檔和電子檔案管理全過程實行監控。

4.1.4應對PDM系統中電子文件的情況進行綜合調查，制定歸檔方案、保管期限表、元數據方案、訪問控制規則/利用規則等規范，據此開展PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

4.1.5檔案部門、信息技術部門、業務部門等所有涉及PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理工作的部門和人員應明確分工，相互協作，通過規范的電子檔案管理，服務于產品管理、風險控制、資產保護等目標。

4.1.6應配備必要的信息化基礎設施和信息安全設施，保障電子檔案管理系統的正常運行和信息安全。

4.2職責

4.2.1PDM系統主管部門

PDM系統主管部門職責如下：

a）根據產品數據管理規范和檔案業務需求，組織信息技術部門、檔案部門和相關業務部門開展PDM系統歸檔功能建設；

b）為PDM系統歸檔功能的建設提供支持。

4.2.2檔案部門

檔案部門職責如下：

a）將PDM系統形成的電子文件納入管控范圍，提出歸檔范圍、歸檔方式、歸檔格式、歸檔時間和“四性”檢測等業務需求；

b）參與PDM系統與電子檔案管理系統接口實施工作，負責歸檔接口功能測試，驗證是否滿足設計要求；

c）定期對上線后的集成歸檔接口運行情況進行監測，確保功能運行正常；

d）負責電子文件的接收，以及電子檔案的整理、保管、統計、利用；

e）負責組織保管期滿電子檔案的鑒定、處置工作。

4.2.3信息技術部門

信息技術部門職責如下：

a）根據PDM系統電子文件歸檔需求，開展PDM系統與電子檔案管理系統歸檔接口開發、測試和運行維護工作；

b）及時響應PDM系統主管部門和檔案部門提出的PDM系統電子文件歸檔需求和問題反饋，并妥善處理；

c）參與保管期滿電子檔案銷毀工作，對銷毀是否徹底進行確認。

4.2.4業務部門

業務部門職責如下：

a）負責對待歸檔電子文件質量進行審核；

b）負責根據PDM系統操作手冊和本單位電子文件管理規定開展電子文件提交歸檔；

c）參與保管期滿電子檔案鑒定工作。

4.3工作流程

PDM系統電子文件歸檔與歸檔后電子檔案管理流程包括電子文件及其元數據捕獲、歸檔、“四性”檢測、接收、整理、保管、統計、利用、鑒定、處置等環節，見圖1。

▲圖1PDM系統電子文件歸檔與歸檔后電子檔案管理流程圖

4.4元數據要求

元數據要求如下：

a）元數據應能為PDM系統和電子檔案管理系統所處理，實現元數據的傳輸、解析、交換、利用等；

b）元數據的捕獲方式和捕獲節點應在PDM系統和電子檔案管理系統設計與開發過程中進行規劃，實現元數據與電子文件同時捕獲；

c）元數據的捕獲方式包括直接提取、計算寫入、手工錄入、默認賦值等；

d）元數據的捕獲節點包括但不限于電子文件管理全程中的捕獲、歸檔、檢測、接收、整理、保管、利用、遷移、轉換、鑒定、處置等各個節點；

e）PDM系統電子文件歸檔時，應同時歸檔對應元數據，確保元數據與所描述的電子文件的有效關聯；

f）按照DA/T46—2009、DA/T48—2009，將PDM系統電子文件歸檔和電子檔案管理元數據設置為文件實體、機構人員實體、業務實體、文件關系實體；

g）本文件對元數據屬性的描述方法與DA/T46—2009規定的描述方法一致。凡DA/T46—2009、DA/T48—2009中已描述的元數據，以DA/T46—2009、DA/T48—2009為準。DA/T46—2009、DA/T48—2009未描述的元數據，本文件在附錄A表A.1~表A.2的備注中進行了描述。

5PDM系統電子文件歸檔

5.1歸檔范圍與保管期限

5.1.1PDM系統電子文件歸檔范圍以設計類電子文件為主，與設計相關聯的項目管理類電子文件、試驗類電子文件、制造類電子文件、客服類電子文件、市場與銷售類電子文件、供應商類電子文件應同時歸檔。

5.1.2保管期限一般分為永久、30年、10年保管期限一般自歸檔時間起算），具體參見附錄B表B.1~表B.7。

5.1.3檔案部門、業務部門、PDM系統主管部門應共同確定本單位PDM系統電子文件歸檔范圍和保管期限表。

5.2電子文件組件

5.2.1件的構成

5.2.1.1歸檔電子文件一般以每份文件為一件。

5.2.1.2正文、附件為一件；來文與復文一般獨立成件。

5.2.1.3同一文件編號的同一版本二維圖、三維圖和審簽文檔為一件。

5.2.1.4同一文件編號的同一版本原始格式和轉換格式為一件。

5.2.1.5同一文件編號的不同版本獨立成件。

5.2.1.6同一文件編號的同一版本的不同語種版本一般獨立成件。

5.2.1.7同一文件編號的更改文件一般獨立成件。

5.2.1.8同一文件編號的不同版本的軟件源碼和執行碼一般獨立成件。

5.2.2件內電子文件排序

5.2.2.1件內文件排序時正文在前，附件在后。

5.2.2.2同一文件編號的二維圖、三維圖和審簽文檔按照審簽文檔、三維圖、二維圖排序。

5.2.2.3同一文件編號的原始格式和轉換格式按照原始格式、轉換格式排序。

5.2.3系統顯示名

5.2.3.1系統顯示名一般應與PDM系統命名保持一致。

5.2.3.2PDM系統命名不規范的，可在歸檔時由電子檔案管理系統采用“文件編號+正題名”的格式重新命名。

5.2.4計算機文件名

5.2.4.1電子檔案管理系統內電子檔案計算機文件名應具有唯一性。

5.2.4.2計算機文件名一般采用“唯一性代碼+系統顯示名”格式命名。

5.2.4.3唯一性代碼可采用“哈希值+日期時間”或“隨機碼+日期時間”格式。“隨機碼”由計算機自動隨機生成，一般為32位。

5.3歸檔要求

5.3.1歸檔方式

5.3.1.1在軟硬件條件具備的前提下，PDM系統電子文件歸檔應選擇在線歸檔方式，通過PDM系統和電子檔案管理系統歸檔接口實現，否則可以采用線下歸檔方式。

5.3.1.2歸檔接口通常包括但不限于以下兩種：WebService歸檔接口和中間庫歸檔接口。

5.3.1.3WebService歸檔接口原理示意圖見圖2。

圖片

▲圖2WebService歸檔接口原理示意圖

5.3.1.4中間庫歸檔接口原理示意圖見圖3。

圖片

▲圖3中間庫歸檔接口原理示意圖

5.3.2歸檔時間

5.3.2.1PDM系統電子文件歸檔可選擇實時歸檔和定期歸檔。

5.3.2.2實時歸檔是指在電子文件發布的同時即啟動歸檔程序，實現PDM系統向電子檔案管理系統即時歸檔。

5.3.2.3定期歸檔是指根據本單位具體情況選擇定期每周、每月、每年等）、產品定型或重大節點完成后1年內歸檔。

5.3.3歸檔格式

5.3.3.1電子文件歸檔格式

電子文件歸檔格式要求如下：

a）PDM系統電子文件歸檔格式應具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉換、易于利用等性能，能夠支持格式轉換。

b）文本類電子文件一般采用符合規定的版式文件格式，根據需要可同時保存原始格式。

c）二維圖樣、三維數模電子文件應按以下要求歸檔：

——二維圖樣文件以原始格式和符合規定的版式文件格式同時歸檔；

——三維數模文件以原始格式和STEP、PDF/E等中性格式同時歸檔。

d）PDM系統結構化數據庫應根據數據庫表結構及電子檔案管理要求轉換為以下格式歸檔：

——以XML、ET、XLS、DBF等任意一種格式歸檔；

——參照紙質表單或電子表單版面格式，將應歸檔數據庫數據轉換為版式文件歸檔。

e）如果采用原始格式和中性格式同時歸檔保存，電子檔案管理系統應對二者建立關聯。

5.3.3.2元數據歸檔格式

PDM系統形成的各類電子文件元數據應根據歸檔接口確定歸檔格式。按照GB/T18894—2016中8.4和DA/T48—2009的要求，結合本單位接口開發技術路線，元數據可采用XML、ET、DBF等格式。

5.3.3.3電子文件格式轉換

電子文件格式轉換要求如下：

a）電子文件格式轉換時間的優先級分別為文件發布時、歸檔前、歸檔過程中；

b）電子文件格式轉換工具優先選擇電子文件編制軟件自帶轉換功能，并以此為基礎開發批量轉換工具。批量轉換工具的可靠性應經過評審，確認滿足本單位生產運營場景需求。

5.3.4捕獲

5.3.4.1歸檔電子文件應正式發布，相關元數據信息得到準確、完整捕獲。

5.3.4.2歸檔前應由業務部門人員對歸檔電子文件質量進行檢查，確認是否滿足歸檔要求。

5.3.4.3歸檔電子文件的格式不符合歸檔要求，可在生成信息包前進行轉換，確保轉換前后內容一致。

5.3.4.4歸檔信息包以件為單位生成，包內包含歸檔電子文件全文和元數據文件，參見附錄C。

5.3.4.5電子文件歸檔后PDM系統電子文件如發生更改或作廢，應將新版文件或作廢說明文件另行捕獲歸檔，并將相關關聯關系以元數據形式同步歸檔，確保歸檔電子文件狀態與PDM系統一致。

5.3.5分類

檔案部門應制定分類方案對PDM系統電子檔案進行分類（參見附錄D）。

5.3.6立卷

5.3.6.1立卷規則

檔案部門應參照如下規則，結合本單位實際制定電子檔案立卷規則：

a）項目管理類電子文件按照“項目-類別-年度”立卷；

b）設計技術報告類電子文件按照“項目-類別-專業”立卷；

c）設計圖樣類電子文件按照“項目-類別-產品結構”立卷；

d）試驗類電子文件按照“項目-類別-專業”立卷；

e）制造類電子文件按照“項目-類別-年度”立卷；

f）客戶服務類電子文件按照“項目-類別-年度”立卷；

g）市場與銷售類電子文件按照“項目-類別-年度”立卷；

h）供應商類電子文件按照“項目-類別-供應商-年度”立卷。

5.3.6.2排序規則

檔案部門應參照如下規則，結合本單位實際制定卷內電子檔案排序規則：

a）卷內文件一般按事由結合時間排列；

b）如同一卷內有若干事由，按事由結束時間先后排列；

c）同一事由的電子檔案應集中排列；

d）同一事由內的電子檔案按形成時間先后順序排列；

e）技術報告、圖樣文件等有嚴格編號結構的電子檔案按編號文件編號、圖號等）順序排列。

5.3.7檔號

檔案部門應遵守GB/T11822的規定，一般按照“全宗號+分類號+案卷順序號+卷內序號”結構制定編號規則。

5.3.8歸檔

電子文件捕獲完整后，由業務部門人員按照內置分類方案、組卷和排序規則，補充分類號和檔號，立卷之后提交歸檔。

5.3.9檢測接收

5.3.9.1電子檔案管理系統應對電子文件“四性”進行檢測，檢測方案參見附錄E。

5.3.9.2對于檢測合格的電子文件，電子檔案管理系統應能夠正確解析歸檔信息包，將元數據、電子文件實體、各類關聯關系按照約定規則寫入。

5.3.9.3對于檢測不合格的電子文件，電子檔案管理系統應向PDM系統發送拒收原因報告。

5.3.9.4檢測報告一般在電子檔案管理系統結構化存儲，作為業務實體元數據保存，支持查閱。

5.3.9.5成功接收后，電子檔案管理系統應對電子檔案進行登記，同時向PDM系統發送接收成功信息。

5.4歸檔接口

5.4.1PDM系統的歸檔接口功能

PDM系統的歸檔接口功能如下：

a）歸檔前將待歸檔電子文件及其元數據以件為單位進行捕獲，形成歸檔信息包；

b）應能夠嵌入分類方案和組卷方案，業務部門人員可根據電子文件內容選擇生成類號和檔號；

c）將歸檔信息包傳輸至指定位置，傳輸過程中歸檔信息包中信息不丟失、不被非法更改；

d）接收歸檔信息包接收方的反饋消息，包括歸檔成功消息與失敗消息，以及失敗故障代碼；

e）對歸檔成功的電子文件進行已歸檔標記，以防止重復歸檔，歸檔標記能取消，并在人工干預下重新歸檔；

f）應能夠將升版、作廢等電子文件更改信息傳遞至電子檔案管理系統，確保PDM系統電子文件與電子檔案管理系統電子檔案狀態保持一致；

g）應能夠提取零部件裝配關系，以及其他數據對象之間的關聯關系，并以文件實體關系元數據形式傳遞至電子檔案管理系統；

h）應具有歸檔控制功能模塊，記錄歸檔電子文件類型、歸檔時間、歸檔狀態，并能夠實現按照歸檔電子文件類型、歸檔時間、歸檔狀態組合查詢；

i）應具有擴展功能，支持新增文件類型在線歸檔。

5.4.2電子檔案管理系統接口功能

電子檔案管理系統接口功能如下：

a）向PDM系統發送歸檔信息包存儲位置信息；

b）接收業務系統傳遞來的信息包，并正確解析；

c）對PDM系統提交歸檔的電子文件及其元數據的“四性”進行檢測，檢測不合格不能接收，并反饋相應不合格的檢測結果及不合格原因；

d）將解析后的電子文件及其元數據存儲在指定位置；

e）應能夠正確解析升版、作廢等電子文件變化信息，并按約定規則與對應電子檔案關聯；

f）應能夠正確解析零部件上下級關系，以及其他數據對象之間的關聯關系，并按約定規則與對應電子檔案關聯；

g）向PDM系統發送電子文件歸檔成功或失敗消息，以及失敗故障代碼；h）在歸檔信息包接收、解析和數據存儲等過程中，信息不丟失、不被非法更改；

i）應具有接收控制功能模塊，記錄歸檔電子文件類型、歸檔時間、歸檔狀態，并能夠實現按照歸檔電子文件類型、歸檔時間、歸檔狀態組合查詢；

j）應具有擴展功能，支持新增文件類型在線歸檔。

5.4.3歸檔接口建設管理要求

歸檔接口建設管理要求如下：

a）歸檔接口宜與業務系統同設計、同開發、同測試和同實施，未開發歸檔接口的業務系統應及時通過二次開發實現；

b）歸檔接口開發時應進行充分測試，并經專家評審，以確認功能要求達到設計目標要求；

c）歸檔接口投入運行后，應安排專人對接口運行情況進行持續跟蹤，發現問題及時處置；

d）PDM系統和電子檔案管理系統更新應充分論證對歸檔接口功能的影響，確保歸檔接口能夠正常運行；

e）將接口應急處置方案納入PDM系統和電子檔案管理系統的應急預案，在PDM系統和電子檔案管理系統因升級、系統故障、病毒感染等原因影響歸檔接口功能后立即啟動應急響應。

6電子檔案管理

6.1整理

6.1.1編目

應根據本單位業務需要，按照GB/T11822的規定形成案卷目錄、卷內目錄和案卷文件目錄。

6.1.2檢測

6.1.2.1檔案部門應對整理成果進行“四性”檢測，檢查整理工作質量，檢測方案參見附錄E。

6.1.2.2如檢測未通過，應根據檢測結論，重新進行整理，直至檢測通過。

6.1.3入庫

“四性”檢測通過的電子檔案，由電子檔案管理系統自動轉為入庫狀態。

6.1.4修改

6.1.4.1入庫后，若要對電子檔案管理系統中電子檔案元數據進行修改，應在線提交申請，并由檔案部門批準同意后方可修改。

6.1.4.2修改完成后，重新提交“四性”檢測。

6.2存儲

6.2.1在線存儲

6.2.1.1在線存儲方式應在電子檔案管理系統設計開發時進行規劃，并配備對應軟硬件設備。

6.2.1.2在線存儲方式應能適應大容量電子檔案存儲需要，隨著數據存儲容量增加不應影響電子檔案管理系統訪問、運行性能。

6.2.1.3在線存儲容量應至少滿足3年增量需求，避免電子文件歸檔因存儲容量不足而中斷。

6.2.1.4電子檔案管理系統應依據分類規則和年度在計算機存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲電子檔案。

6.2.1.5電子檔案管理系統應在元數據中自動記錄電子檔案在線存儲路徑，方便在線查閱、下載。

6.2.1.6建議每天實施增量備份，至少一個月全備份一次，有條件的單位可實施雙機熱備。

6.2.2離線存儲

6.2.2.1應對電子檔案進行以件（含元數據）為存儲單元的保存信息包離線存儲，以進一步降低電子檔案長期保存風險。

6.2.2.2電子檔案離線存儲結構及其說明參見附錄F。

6.2.2.3電子檔案離線存儲介質至少應制作3套。

6.2.2.4不同套別的存儲載體應分開保存，有條件的單位應將1套置于300km以上、不在同一流域的地點保存，或不同的建筑物內保存。

6.2.2.5離線存儲載體管理應按照DA/T15、DA/T38、DA/T74、DA/T75的要求進行。

6.3保管

6.3.1應采取科學措施對存儲載體進行管控，避免存儲載體損壞，并防止未經授權的訪問。

6.3.2電子檔案管理系統應當能夠跟蹤到保管期間對電子檔案的相關操作，無論是合法操作還是非法操作，應在日志中進行記錄。

6.3.3檔案部門應每年對電子檔案的可讀取性進行評估，形成評估報告；如存在因軟硬件或其他技術升級、變動出現電子檔案不可讀取的風險，應對電子檔案進行遷移或轉換。

6.3.4電子檔案當前格式將被淘汰或失去技術支持時，應實施電子檔案刪除的格式轉換。

6.3.5因技術更新、介質檢測不合格等原因需更換離線存儲介質時，應實施電子檔案或元數據離線存儲介質的轉換。

6.3.6支撐電子檔案管理系統運行的操作系統、數據庫管理系統、臺式計算機、服務器、磁盤陣列等主要系統硬件、基礎軟件等設備升級時，應實施電子檔案或元數據離線存儲介質的遷移。

6.3.7電子檔案管理系統更換時，應實施電子檔案及其元數據的遷移。

6.3.8電子檔案遷移或轉換前應進行遷移可行性評估，包括目標載體、系統、格式的可持續性評估和保管成本評估等，并保證遷移或轉換過程可控，防止遷移過程中電子文件信息丟失、被非法篡改。

6.3.9在確信轉換或遷移活動成功實施后，根據本單位實際對轉換或遷移前的電子檔案及其元數據進行銷毀或繼續留存的處置。

6.4利用

6.4.1電子檔案管理系統應通過有效的智能檢索、組合檢索、全文檢索、主題導航和基于產品層級結構的樹形導航等功能，方便用戶查詢、瀏覽電子檔案。

6.4.2檢索結果呈現應包括必要的元數據、電子全文和關聯關系。

6.4.3檔案部門應制定詳細的電子檔案利用權限規定，利用權限應在電子檔案管理系統中實現，并經過確認。超權限利用時應進行審批，并保證利用過程中電子檔案不被非法篡改。

6.4.4電子檔案可根據授權通過電子檔案管理系統在線或離線提供利用，但不管何種利用方式均應通過日志或其他方式記錄利用過程，記錄信息包括利用者、利用方式、檔號、文件編號、文件名、利用時間等。利用過程應作為電子檔案業務實體元數據的一部分進行保存。

6.5統計

電子檔案統計應按照GB/T18894—2016的要求進行。

6.6鑒定處置

6.6.1應定期對保管期限到期的電子檔案進行鑒定，鑒定方法可根據本單位管理要求進行。

6.6.2到期鑒定后對電子檔案進行處置，包括銷毀、續存和移交。

6.6.3電子檔案的銷毀應先登記、編制清冊，并按有關規定履行審批手續后，再將電子檔案進行物理刪除。

6.6.4物理刪除時至少兩人監督，銷毀清單及記錄需打印成紙質檔案保存。涉密電子檔案的銷毀應當按照國家保密法律法規的規定處理。

轉自：蘭臺之家